Jika Anda mencari cara sederhana untuk melacak kas kecil, maka metode imprest bisa jadi solusi ideal untuk Anda. Pasalnya, sistem ini merupakan pendekatan akuntansi yang paling umum digunakan untuk mengelola kas kecil. Dalam sistem kas imprest ini, saldo dana kas kecil selalu tetap atau konstan.
Singkatnya, prosedur kas kecil metode imprest adalah sistem dasar untuk melacak pengeluaran kas kecil. Mau tahu seperti apa cara kerja, fungsi, dan contohnya? Cari tahu lebih lanjut melalui artikel berikut ini!
Arti Pengelolaan Kas Kecil Metode Imprest
Metode imprest adalah sistem akuntansi yang digunakan untuk melacak pengeluaran kas bisnis Anda. Dalam kebanyakan kasus, metode ini digunakan untuk memperhitungkan kas kecil, yakni dana yang digunakan untuk pengeluaran perlengkapan bisnis yang lebih kecil, misalnya perlengkapan kantor, makan siang, kartu untuk pelanggan, dan lain-lain.
Yang harus Anda perhatikan jika menggunakan sistem imprest adalah semua pengeluaran harus di dokumentasikan. Dengan begitu, Anda memiliki tingkat kendali yang lebih besar atas pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan Anda.
Misalnya, jika jumlah kas kecil dalam buku besar adalah Rp2.000.000, maka akun kas kecil yang tercantum juga akan selalu melaporkan saldo debet sebesar Rp2.000.000. Dana inilah yang disebut saldo imprest. Selama Rp2.000.000 tersebut cukup untuk pengeluaran kecil bisnis Anda, maka akun kas kecil di buku besar tidak akan pernah di debit atau di kreditkan lagi.
Ketika uang kas mulai menipis, Anda bisa meminta cek untuk mengisi kembali dana kas kecil yang telah dicairkan. Karena cek yang diminta ditarik pada rekening giro organisasi, rekening kas (bukan rekening kas kecil) akan di kreditkan.
Baca Juga: Manfaat Kas Kecil dan Cara Kelola yang Efektif Bagi Perusahaan
Selanjutnya, debit akan masuk ke rekening-rekening pengeluaran yang ditunjukkan dengan penerimaan kas kecil, seperti biaya ongkos kirim atau biaya perlengkapan. Dengan kata lain, akun buku besar kas kecil tidak terlibat dalam pengisian ulang. Pengisian kembali yang dimaksud disini berarti mengisi total kembali ke saldo imprest semula.
Jadi, Anda harus memegang kontrol atas kas kecil terjadi selama proses pengisian. Anda harus meninjau penerimaan kas kecil dan melampirkannya pada permintaan cek. Selain itu, Anda juga harus mengontrol dan mengkonfirmasi bahwa seluruh catatan pengeluaran dan sisa dana dari kas tersebut.
Manfaat Menggunakan Metode Imprest untuk Mengelola Kas Kecil
Salah satu manfaat utama dari sistem imprest adalah membantu para akuntan bisnis untuk mencegah pengeluaran yang tidak sah untuk penggunaan tertentu. Karena akun imprest mengeluarkan dana tunai yang sama secara teratur sebelum diisi ulang secara otomatis, jauh lebih mudah untuk menandai perbedaan dan mendeteksi penipuan karyawan.
Sederhananya, Anda akan mendapatkan lebih banyak visibilitas ke saldo kas kecil Anda serta bagaimana uang itu digunakan. Namun, penting juga untuk dicatat bahwa ada batasan yang terkait dengan dokumentasi pengeluaran karena sistem imprest berpotensi menyebabkan kebocoran uang tunai dari bisnis.
Fungsi Metode Imprest dalam Mengelola Kas Kecil
Beberapa manfaat penting dari sistem imprest dalam pengelolaan kas kecil perusahaan dicatat dalam poin-poin berikut:
Sejumlah tetap kas dialokasikan ke dana kas kecil, yang dinyatakan dalam akun tersendiri dalam buku besar.
1. Memudahkan Anda dalam Mendeteksi Penipuan
Dengan mengelola kas kecil menggunakan metode imprest, maka dapat menghilangkan kemungkinan pengeluaran yang tidak sah. Itu karena pengalokasian dana berdasarkan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Alhasil, sistem ini membuat Anda lebih mudah dalam melacak pengeluaran dan mengetahui adanya ketidaksesuaian pengeluaran. Dengan begitu, Anda pun akan terbantu dalam pendeteksian dan lebih tepatnya meminimalisir kemungkinan terjadinya penipuan.
2. Mengurangi Tingkat Kesalahan
Dalam menggunakan metode ini, Anda harus meninjau buku kas kecil secara berkala. Dan jika ada kesalahan atau error, maka hal yang sama dapat dengan mudah Anda telusuri dan perbaiki.
3. Regulasi Pengeluaran Kecil
Pengeluaran kecil dikelola dengan batasan yang ditetapkan dari sistem imprest. Hal ini mengharuskan Anda untuk tidak membelanjakan dana kas lebih tinggi daripada kas kecil yang tersedia di rekening.
4. Menyederhanakan dan Mempercepat Proses Pembukuan
Dibandingkan dengan metode lain, sistem imprest ini relatif lebih cepat, sederhana, mudah diakses, dan nyaman pada saat yang bersamaan. Metode ini dapat dengan cepat digunakan untuk menyediakan dana bagi pembelian karyawan.
Ini adalah salah satu metode terbaik yang dikenal untuk melakukan pembelian nominal. Begitu pula dengan proses rekonsiliasi buku kas kecil juga akan lebih sederhana dan tidak rumit.
Cara Mengelola Kas Kecil Metode Imprest
Ingin tahu bagaimana cara menerapkan metode imprest untuk kas kecil? Caranya cukup sederhana, kok. Anda cukup ikuti beberapa langkah berikut ini:
1. Pembentukan Dana
Langkah pertama untuk mengelola kas kecil metode imprest adalah dengan menentukan jumlah dana tetap. Jumlah tetap kas kecil imprest ditarik dari rekening kas pada awal periode akuntansi dan jumlah yang sama akan dilanjutkan.
Dalam ayat jurnal, akun kas kecil akan dikredit dan akun kas akan didebet. Poin penting untuk diingat adalah bahwa dana imprest tidak boleh Anda ubah dan tidak boleh ada pencatatan lebih lanjut yang dibuat dalam buku besar untuk akun kas kecil.
2. Pembayaran
Setelah dana ditetapkan, selanjutnya Anda bisa menggunakan kas kecil untuk pembayaran selama jangka waktu tertentu. Untuk setiap pembayaran, faktur atau bukti pembayaran harus Anda catat dan dilampirkan dengan tanda tangan ganda dari pembeli dan penjual.
Baca Juga: Kas Kecil : Manfaat dan Fungsi nya bagi Perusahaan
3. Pengisian Ulang Dana Kas Kecil
Pada akhir periode akuntansi, Anda harus menyeimbangkan dan merekonsiliasi buku akun kas kecil. Jumlah dana diperiksa silang antara saldo dan jumlah yang diganti untuk mempertahankan jumlah imprest semula.
4. Evaluasi Kesalahan
Jika ada kesalahan antara kas yang dipegang dan saldo kas kecil, itu mungkin terjadi akibat kekeliruan dalam pencatatan. Kesalahan ini harus segera Anda perbaiki serta dihapuskan.
Namun, jika kesalahan tidak terdeteksi, maka jumlah tetap bisa Anda ganti untuk mempertahankan jumlah imprest awal. Jumlah kesalahan dicatat sebagai biaya lain-lain dalam entri jurnal kas kecil.
5. Kenaikan Kas Kecil
Jika perusahaan ingin menambah dana kas kecil, maka Anda perlu melakukan posting dalam buku besar (rekening kas kecil). Setelah itu, jumlah total dicatat di sisi penerimaan buku kas kecil. Saldoi mprest untuk kas kecil harus diisi ulang secara teratur dari akun lain untuk memastikan saldonya selalu tetap.
Kelola Kas Lebih Baik dengan Aplikasi Akuntansi
Demikianlah uraian terkait kas kecil metode imprest yang wajib untuk Anda pahami dalam mengelola keuangan bisnis Anda, baik itu berskala kecil, menengah, hingga besar. Mengingat pentingnya memiliki pembukuan yang rinci dan sistematis untuk pengelolaan keuangan yang lebih baik, Anda perlu menggunakan software akuntansi yang bisa meringkas pekerjaan Anda.
Nah, software akuntansi terbaik yang recommended untuk mempermudah seluruh proses transaksi dan pencatatan dengan rapi adalah Accurate Online dari SolusiAccurate. Perangkat lunak berbasis cloud ini sangat mudah diakses kapan pun dan dari perangkat manapun. Jadi, proses pengelolaan keuangan yang ribet jadi lebih mudah dan praktis dengan Accurate Online.
