Berkembangnya sebuah bisnis merupakan impian bagi banyak orang. Mereka ingin bisnis tersebut berjalan dan menghasilkan uang, bahkan ketika mereka sedang tidur atau berlibur. Konsep ini sering disebut sebagai “Autopilot.” Namun, bagaimana cara membangun sistem dalam bisnis agar bisa berjalan sendiri? Artikel ini akan mengupas proses membangun sistem bisnis dengan pendekatan yang efektif.
Mengidentifikasi Langkah-Langkah Bisnis
Sebagai contoh dalam bisnis agency, prosesnya dimulai dengan leads generation, di mana kita mencari klien potensial. Setelah itu, tahap first meeting dan presentasi company profile berlangsung. Proses berlanjut dengan requirement gathering untuk memahami kebutuhan klien, diikuti oleh pengiriman proposal dan penawaran harga. Tahap selanjutnya adalah mengirimkan invoice dan menerima down payment sebelum mulai mengerjakan proyek. Proses ini berlanjut dengan pengerjaan proyek, pelaporan berkala, dan pertemuan akhir. Setelah semua selesai, dilakukan tahap penagihan akhir dan serah terima proyek kepada klien.
Implementasi People-Process
Dalam membangun sistem bisnis, langkah pertama adalah mengenali proses dan langkah-langkah yang terlibat. Setelah proses dipahami dengan baik, barulah orang-orang yang tepat dapat dimasukkan ke dalam setiap tahapan.
People-Process
dapat diilustrasikan dengan menggambarkan bagaimana seorang developer akan menerima arahan setelah tahap requirement gathering, atau seorang salesperson yang akan mengambil alih tugas leads generation.
Adaptasi terhadap Tantangan
Dalam perjalanannya, bisnis akan menghadapi kendala yang disebut sebagai Bottleneck, yaitu titik di mana suatu proses terhambat. Misalnya, dalam tahap leads generation, kita mungkin tidak memiliki klien yang cukup. Atau mungkin kurangnya tenaga kerja dalam tahap produksi. Ini adalah saat ketika reaktivitas sangat penting. Kita perlu mencari orang yang sesuai untuk mengatasi bottleneck tersebut.
Studi Kasus Alternatif
Selain pendekatan People-Process, ada pula cara lain untuk membangun sistem. Contohnya, dalam bisnis custom jewelry. Prosesnya meliputi pembelian bahan mentah, pengrajin, engraving, packaging, dan pengiriman. Namun, dengan berkembangnya bisnis, kita dapat mengidentifikasi proses-proses yang dapat digabungkan. Misalnya, dengan bekerja sama dengan original Equipment Manufacturers, beberapa tahap dapat diintegrasikan, seperti bahan mentah hingga pengemasan.
Kesimpulan
Dalam membangun sistem bisnis yang efektif, People-Process merupakan pendekatan yang sederhana namun efektif. Memahami dan mendokumentasikan proses bisnis adalah langkah pertama yang penting. Kemudian, mengidentifikasi bottleneck dan merespons dengan mencari orang yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut juga merupakan kunci. Namun, setiap bisnis memiliki konteksnya sendiri. Tidak ada solusi tunggal yang cocok untuk semua bisnis. Tujuan akhir dari membangun sistem adalah membebaskan waktu pemilik bisnis untuk berfokus pada pengembangan bisnis dan inovasi, serta menghindari terjebak dalam rutinitas operasional yang memakan waktu.
Sebagai penutup, setiap langkah dalam membangun sistem bisnis harus dijalani dengan hati-hati dan dengan pengertian bahwa adaptasi konstan akan diperlukan seiring pertumbuhan bisnis.
