Banyak pelaku UMKM fokus meningkatkan penjualan, tetapi belum mengelola keuangan bisnis secara terstruktur. Padahal, omzet yang tinggi belum tentu menghasilkan profit yang sehat. Bisnis juga dapat mengalami kekurangan kas meskipun laporan penjualan terlihat meningkat.
Pemilik usaha perlu memahami perbedaan antara omzet, laba, dan kas yang tersedia. Ketiga angka tersebut memiliki fungsi yang berbeda dalam menggambarkan kondisi bisnis. Tanpa pemahaman tersebut, pemilik usaha dapat mengambil keputusan yang kurang tepat, seperti menambah stok terlalu banyak, memberikan diskon berlebihan, atau menggunakan uang usaha untuk kebutuhan pribadi.
Karena itu, strategi keuangan UMKM tidak hanya berkaitan dengan pencatatan pemasukan dan pengeluaran. Pemilik bisnis juga perlu mengatur modal, mengendalikan biaya, menjaga arus kas, menghitung margin, mengelola piutang dan persediaan, serta mengevaluasi kinerja keuangan secara rutin.
Pahami Kondisi Keuangan Bisnis Sebelum Menyusun Strategi
Omzet
Omzet menunjukkan total penjualan yang bisnis hasilkan dalam periode tertentu. Anda dapat menggunakan angka omzet untuk melihat perkembangan penjualan dari bulan ke bulan sekaligus mengetahui apakah strategi pemasaran dan penjualan memberikan hasil.
Namun, jangan menganggap omzet sebagai keuntungan. Anda masih perlu mengurangi harga pokok penjualan, biaya operasional, dan berbagai pengeluaran lainnya untuk mengetahui profit yang sebenarnya. Karena itu, peningkatan omzet belum tentu menunjukkan bahwa kondisi keuangan bisnis semakin sehat.
Baca Juga: Audit Keuangan Perusahaan: Pengertian, Tujuan, Tahapan, dan Cara Mempersiapkannya
Profit
Profit menunjukkan keuntungan yang tersisa setelah bisnis mengurangi berbagai biaya dari pendapatan. Angka ini membantu Anda mengetahui apakah kegiatan operasional benar-benar menghasilkan keuntungan bagi bisnis.
Pemilik UMKM perlu memantau profit secara rutin, bukan hanya ketika membuat laporan tahunan. Jika omzet meningkat tetapi profit justru menurun, Anda perlu mengevaluasi harga jual, biaya produksi, diskon, maupun biaya operasional yang mungkin semakin besar.
Arus Kas
Arus kas menunjukkan pergerakan uang yang masuk dan keluar dari bisnis dalam periode tertentu. Pemilik usaha dapat menggunakan informasi ini untuk mengetahui apakah bisnis memiliki cukup kas untuk membayar kebutuhan operasional dan kewajiban yang jatuh tempo.
Bisnis tetap membutuhkan kas meskipun mencatat penjualan dan profit. Misalnya, pelanggan membeli produk secara kredit sehingga transaksi sudah tercatat sebagai penjualan, tetapi bisnis belum menerima uangnya. Jika kondisi seperti ini terjadi terus-menerus, bisnis dapat mengalami kesulitan kas meskipun omzet terlihat tinggi.
Modal Kerja
Modal kerja membantu bisnis menjalankan aktivitas operasional sehari-hari. Bisnis menggunakan modal kerja untuk membeli persediaan, membayar supplier, membayar gaji, memenuhi biaya operasional, dan menjalankan aktivitas sebelum menerima pembayaran dari pelanggan.
Anda perlu memastikan modal kerja tetap berada pada tingkat yang sehat. Terlalu banyak dana yang tertahan dalam stok atau piutang dapat mengurangi kas yang tersedia untuk operasional. Sebaliknya, modal kerja yang terlalu kecil dapat membuat bisnis kesulitan memenuhi kebutuhan sehari-hari ketika penjualan atau penerimaan kas mengalami penurunan.
Strategi Keuangan UMKM yang Bisa Diterapkan
Pisahkan Keuangan Pribadi dan Bisnis
Pisahkan rekening dan dana pribadi dari uang bisnis sejak awal. Langkah sederhana ini membantu Anda mengetahui berapa uang yang benar-benar tersedia untuk menjalankan usaha dan berapa keuntungan yang dapat Anda ambil.
Tentukan juga jumlah uang yang boleh Anda ambil dari bisnis sebagai penghasilan pribadi. Catat setiap pengambilan agar transaksi tersebut tidak mengganggu perhitungan profit dan arus kas. Jika Anda tidak dapat membedakan uang pribadi dan uang bisnis, Anda akan kesulitan mengetahui apakah bisnis benar-benar menghasilkan keuntungan.
Buat Anggaran Berdasarkan Kemampuan Bisnis
Buat anggaran untuk kebutuhan utama seperti pembelian stok, gaji, sewa, pemasaran, transportasi, dan biaya operasional lainnya. Sesuaikan anggaran dengan kemampuan bisnis, bukan dengan perkiraan atau persentase yang digunakan usaha lain.
Setiap akhir bulan, bandingkan anggaran dengan pengeluaran aktual. Jika biaya tertentu terus melebihi anggaran, cari penyebabnya sebelum kondisi tersebut mengurangi profit. Anggaran bukan sekadar daftar pengeluaran, tetapi alat untuk mengendalikan ke mana uang bisnis mengalir.
Prioritaskan Arus Kas
Jangan hanya melihat apakah bisnis menghasilkan laba. Pastikan bisnis juga memiliki kas yang cukup untuk membayar supplier, karyawan, sewa, dan kebutuhan operasional lainnya.
Catat kapan pelanggan membayar dan kapan bisnis harus memenuhi kewajiban. Perhatikan terutama transaksi kredit karena penjualan yang belum tertagih belum dapat Anda gunakan untuk membayar kebutuhan bisnis.
Bisnis dapat mencatat omzet dan profit, tetapi tetap mengalami masalah jika uang tunai tidak tersedia saat dibutuhkan.
Hitung Harga Pokok dan Margin Produk
Hitung biaya yang Anda keluarkan untuk memperoleh atau menghasilkan setiap produk sebelum menentukan harga jual. Setelah itu, bandingkan harga jual dengan biaya tersebut untuk mengetahui margin yang bisnis peroleh. Jangan hanya mengejar produk dengan omzet terbesar. Produk dengan omzet lebih kecil tetapi margin lebih tinggi mungkin memberikan kontribusi profit yang lebih besar.
Baca Juga: Kinerja Keuangan Perusahaan: Pengertian, Indikator, Cara Mengukur, dan Strategi Meningkatkannya
Fokuskan strategi penjualan pada profit, bukan hanya omzet.
Kendalikan Persediaan agar Modal Tetap Berputar
Stok yang terlalu banyak dapat membuat modal tertahan dalam bentuk barang. Sebaliknya, stok yang terlalu sedikit dapat membuat Anda kehilangan peluang penjualan.
Gunakan data penjualan untuk menentukan produk yang cepat dan lambat terjual. Prioritaskan pembelian pada produk yang memiliki permintaan stabil dan hindari menumpuk stok hanya karena supplier menawarkan harga lebih murah. Persediaan bukan sekadar barang dagangan, tetapi uang bisnis yang berubah bentuk menjadi stok.
Kelola Piutang dan Utang secara Bersamaan
Tetapkan aturan pembayaran yang jelas untuk pelanggan yang membeli secara kredit. Catat jumlah piutang, tanggal transaksi, dan jatuh tempo, lalu lakukan penagihan tepat waktu.
Pada saat yang sama, catat seluruh kewajiban kepada supplier dan siapkan dana sebelum tanggal pembayaran. Dengan cara ini, Anda dapat menjaga keseimbangan antara uang yang harus diterima dan uang yang harus dibayarkan. Jangan hanya bertanya “berapa piutang saya?”, tetapi tanyakan juga “kapan piutang tersebut berubah menjadi kas?”
Siapkan Dana Cadangan Bisnis
Sisihkan sebagian keuntungan untuk membentuk dana cadangan. Dana tersebut dapat membantu bisnis menghadapi penurunan penjualan, kerusakan peralatan, kenaikan biaya, atau kebutuhan mendadak lainnya.
Hindari menggunakan seluruh keuntungan untuk kebutuhan pribadi atau ekspansi. Pastikan bisnis memiliki ruang keuangan sebelum mengambil keputusan yang membutuhkan tambahan modal. Dana cadangan memberikan bisnis waktu untuk menghadapi masalah tanpa langsung mengganggu modal operasional.
Kurangi Biaya yang Tidak Memberikan Nilai
Evaluasi pengeluaran secara berkala. Periksa biaya pemasaran, langganan aplikasi, distribusi, operasional, pembelian perlengkapan, dan berbagai biaya lainnya.
Jangan sekadar memangkas biaya terbesar. Cari biaya yang tidak memberikan kontribusi terhadap penjualan, pelayanan pelanggan, efisiensi, atau operasional. Dengan begitu, Anda dapat meningkatkan efisiensi tanpa mengorbankan kualitas bisnis.
Efisiensi bukan berarti mengeluarkan uang sesedikit mungkin, tetapi memastikan setiap pengeluaran memberikan nilai bagi bisnis.
Evaluasi Keuangan Setiap Bulan
Lakukan evaluasi minimal setiap bulan dengan membandingkan omzet, profit, margin, biaya, arus kas, piutang, utang, dan persediaan. Perhatikan perubahan dari bulan sebelumnya agar Anda dapat menemukan masalah lebih cepat.
Misalnya, omzet meningkat tetapi profit menurun. Kondisi tersebut dapat menunjukkan kenaikan biaya atau penurunan margin. Jika profit meningkat tetapi kas menurun, Anda perlu memeriksa piutang atau persediaan.
Jangan hanya melihat angka yang berubah. Cari tahu mengapa angka tersebut berubah.
Gunakan Data Keuangan untuk Mengambil Keputusan
Gunakan data keuangan sebagai dasar ketika menentukan strategi bisnis. Data dapat membantu Anda memilih produk yang perlu diprioritaskan, mengevaluasi harga, mengendalikan stok, menentukan anggaran pemasaran, hingga menilai kesiapan bisnis untuk melakukan ekspansi.
Dengan pencatatan yang konsisten, Anda dapat membandingkan keputusan dengan hasil yang diperoleh. Pola tersebut membantu Anda memahami strategi yang menghasilkan profit dan mengurangi keputusan yang hanya berdasarkan intuisi.
Pencatatan keuangan bukan hanya aktivitas administratif. Data keuangan merupakan alat untuk menentukan keputusan bisnis berikutnya.
Indikator Keuangan yang Perlu Dipantau Setiap Bulan
Omzet
Pantau total penjualan setiap bulan dan bandingkan dengan bulan sebelumnya. Perubahan omzet dapat menunjukkan perkembangan penjualan sekaligus membantu Anda melihat pola musiman. Namun, jangan menilai kesehatan bisnis hanya dari kenaikan omzet. Jika omzet naik tetapi margin turun, bisnis belum tentu menghasilkan keuntungan yang lebih baik.
Profit dan Margin
Pantau profit untuk mengetahui berapa banyak keuntungan yang tersisa setelah bisnis membayar biaya yang diperlukan. Selain profit, perhatikan juga margin karena indikator ini menunjukkan seberapa besar keuntungan yang bisnis peroleh dari setiap penjualan. Jika omzet meningkat tetapi margin terus menurun, evaluasi kembali harga jual, biaya produk, diskon, dan biaya operasional.
Arus Kas
Periksa jumlah uang yang masuk dan keluar setiap bulan. Pastikan bisnis memiliki kas yang cukup untuk membayar supplier, gaji, sewa, dan kebutuhan operasional lainnya. Perhatikan juga perbedaan antara penjualan dan penerimaan kas. Penjualan kredit dapat meningkatkan omzet, tetapi bisnis belum menerima uang sampai pelanggan membayar.
Piutang Usaha
Pantau jumlah piutang dan umur piutang setiap bulan. Piutang yang terus menumpuk dapat menghambat arus kas meskipun laporan penjualan terlihat bagus. Catat pelanggan yang belum membayar, tanggal jatuh tempo, dan jumlah yang harus ditagih. Dengan begitu, Anda dapat melakukan penagihan lebih teratur dan menjaga perputaran kas.
Persediaan
Pantau nilai stok dan kecepatan perputarannya. Stok yang terlalu banyak dapat menahan modal, sedangkan stok yang terlalu sedikit dapat menyebabkan bisnis kehilangan peluang penjualan. Gunakan data penjualan untuk mengetahui produk yang cepat terjual dan produk yang bergerak lambat. Informasi tersebut dapat membantu Anda menentukan pembelian stok berikutnya.
Biaya Operasional
Bandingkan biaya operasional dengan bulan sebelumnya dan dengan anggaran yang sudah dibuat. Perhatikan biaya yang meningkat tanpa memberikan kontribusi yang sebanding terhadap bisnis. Jika biaya terus meningkat sementara omzet relatif stagnan, segera cari penyebabnya. Anda dapat mengevaluasi biaya pemasaran, tenaga kerja, distribusi, sewa, maupun pengeluaran lainnya.
Utang Usaha
Catat seluruh kewajiban bisnis beserta tanggal jatuh temponya. Pengelolaan utang yang baik membantu Anda menghindari keterlambatan pembayaran yang dapat mengganggu hubungan dengan supplier. Jangan hanya melihat jumlah utang. Perhatikan juga kemampuan bisnis membayar kewajiban tersebut berdasarkan kondisi kas dan arus kas yang tersedia.
Perbandingan Aktual dengan Target
Bandingkan hasil aktual dengan target yang sudah Anda tetapkan. Misalnya, Anda menetapkan target omzet Rp50 juta per bulan, tetapi realisasi hanya mencapai Rp42 juta.
Selisih tersebut menjadi sinyal untuk mengevaluasi penjualan, harga, jumlah pelanggan, maupun strategi pemasaran. Dengan cara ini, pemilik UMKM dapat mengambil tindakan sebelum masalah berkembang lebih besar.
Baca Juga: Perencanaan Keuangan Bisnis: Kunci Menghindari Kebangkrutan dan Mencapai Pertumbuhan
Kesimpulan
Strategi keuangan UMKM tidak hanya berfokus pada meningkatkan omzet, tetapi juga memastikan bisnis mampu menjaga profit, arus kas, modal kerja, dan biaya secara sehat. Dengan memisahkan keuangan pribadi dan bisnis, mengelola persediaan serta piutang, dan mengevaluasi indikator keuangan setiap bulan, Anda dapat mengambil keputusan bisnis berdasarkan kondisi keuangan yang sebenarnya.
Seiring bertambahnya transaksi, pencatatan manual dapat menyulitkan Anda dalam memantau kondisi keuangan secara cepat dan akurat. Penggunaan software akuntansi Accurate Online dapat membantu mencatat transaksi, mengelola persediaan, memantau arus kas, dan menghasilkan laporan keuangan sehingga Anda dapat menggunakan data tersebut untuk mengelola bisnis dengan lebih efektif.
Jika Anda membutuhkan solusi Accurate Online untuk bisnis, ABCPoins.com siap membantu Anda memilih dan menerapkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan UMKM. Anda dapat berkonsultasi, mencoba demo, hingga mendapatkan bantuan implementasi agar pengelolaan keuangan bisnis menjadi lebih rapi dan terukur.
