Banyak bisnis kecil memulai pembukuan dengan cara yang sangat sederhana. Pemilik mencatat penjualan di Excel, menyimpan bukti transaksi di folder, lalu menghitung keuntungan ketika membutuhkan laporan.
Cara tersebut tidak salah.
Bahkan, Excel sering menjadi pilihan yang masuk akal ketika bisnis baru berjalan. Transaksi masih sedikit, produk belum banyak, dan pemilik masih bisa mengingat sebagian besar aktivitas bisnisnya.
Namun, bisnis tidak selalu berada pada kondisi tersebut.
Ketika penjualan meningkat, jumlah produk bertambah, pelanggan mulai membeli secara kredit, dan supplier semakin banyak, pembukuan ikut menjadi lebih rumit. File Excel yang awalnya hanya memiliki beberapa kolom bisa berubah menjadi banyak sheet dengan berbagai rumus.
Pada tahap ini, pemilik bisnis biasanya mulai menghadapi pertanyaan:
“Apakah tetap menggunakan Excel atau mulai beralih ke software akuntansi?”
Memahami perbedaan software akuntansi dan Excel penting sebelum Anda menentukan pilihan. Bukan karena salah satu selalu lebih baik, tetapi karena setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda.
Baca Juga: Software Laporan Keuangan untuk UMKM: Manfaat, Kapan, dan Cara Memilihnya
Apa Perbedaan Software Akuntansi dan Excel?
Sekilas, software akuntansi dan Excel sama-sama dapat digunakan untuk mencatat keuangan bisnis. Anda bisa mencatat penjualan, pengeluaran, pembelian, hingga menghitung laba menggunakan keduanya.
Namun, cara kedua alat tersebut bekerja sebenarnya berbeda.
Excel memberi Anda alat untuk membuat sistem pembukuan sendiri. Software akuntansi memberikan sistem yang memang dirancang untuk mengelola transaksi dan informasi keuangan bisnis secara komprehensif. Perbedaan tersebut mungkin tidak terasa ketika bisnis baru memiliki sedikit transaksi. Anda cukup membuat tabel, memasukkan angka, lalu menggunakan formula untuk menghitung totalnya.
Masalah mulai muncul ketika aktivitas bisnis semakin banyak.
Misalnya, Anda menjalankan toko dengan 20 jenis produk dan hanya mencatat beberapa transaksi setiap hari. Excel mungkin masih terasa praktis. Anda dapat membuat satu sheet untuk penjualan, satu sheet untuk pengeluaran, kemudian membuat laporan sederhana di akhir bulan.
Sekarang bayangkan kondisi bisnis berubah.
Produk bertambah menjadi 200 jenis. Transaksi mencapai ratusan dalam satu bulan. Sebagian pelanggan membeli secara kredit. Anda memiliki beberapa supplier dengan tanggal jatuh tempo berbeda. Stok juga harus diperbarui setiap kali terjadi pembelian atau penjualan.
Excel tetap bisa melakukan semua itu. Tetapi Anda harus membangun, menghubungkan, dan memelihara sistemnya sendiri.
Anda perlu memastikan data penjualan memengaruhi stok. Memperbarui piutang ketika pelanggan melakukan pembayaran. Anda juga perlu memastikan transaksi pembelian masuk ke pencatatan utang dan laporan keuangan yang tepat.
Semakin banyak proses yang Anda lakukan secara manual, semakin besar pula pekerjaan administrasi yang harus Anda tanggung.
Di sisi lain, software akuntansi menghubungkan berbagai proses tersebut dalam satu sistem. Pengguna memasukkan transaksi sesuai jenisnya, kemudian sistem mengolah data tersebut berdasarkan mekanisme akuntansi yang tersedia.
Inilah perbedaan penting yang sering tidak terlihat ketika orang hanya membandingkan Excel dan software akuntansi berdasarkan fitur. Excel memberi Anda fleksibilitas untuk membangun sistem. Software akuntansi membantu Anda menjalankan sistem yang sudah dirancang untuk kebutuhan akuntansi.
Baca Juga: Fungsi Software Akuntansi: Kapan Harus Menggunakan dan Bagaimana Memilihnya
Perbandingan Software Akuntansi dan Excel
| Aspek | Excel | Software Akuntansi |
| Pencatatan transaksi | Pengguna membuat dan mengatur format sendiri | Mengikuti alur transaksi yang tersedia dalam sistem |
| Laporan keuangan | Membutuhkan formula dan pengaturan data | Dapat terbentuk berdasarkan transaksi yang dicatat |
| Piutang | Perlu membuat tabel dan melakukan monitoring sendiri | Dapat dikelola melalui fitur piutang |
| Utang | Perlu dibuat dan diperbarui secara manual | Dapat dipantau berdasarkan transaksi |
| Persediaan | Membutuhkan formula dan kontrol stok | Dapat terintegrasi dengan transaksi |
| Kesalahan formula | Bergantung pada ketelitian pengguna | Proses perhitungan mengikuti sistem yang tersedia |
| Perubahan data | Pengguna perlu memastikan data terkait ikut diperbarui | Data dapat saling terhubung dalam sistem |
| Kolaborasi | Pengguna perlu mengatur file dan akses | Umumnya tersedia pengaturan pengguna dan hak akses |
| Skalabilitas | Pengelolaan dapat semakin kompleks ketika data bertambah | Dirancang untuk menangani kebutuhan bisnis yang berkembang |
| Otomatisasi | Bergantung pada formula, template, dan pengaturan pengguna | Lebih banyak proses dapat berjalan otomatis sesuai fitur |
Mengapa Excel Masih Menjadi Pilihan Banyak UMKM?
Excel Mudah Digunakan untuk Memulai Pembukuan
Salah satu alasan utama UMKM memilih Excel adalah karena banyak orang sudah familiar dengan cara kerjanya. Pemilik bisnis cukup membuat tabel, menentukan kolom yang dibutuhkan, kemudian memasukkan transaksi. Jika ingin menghitung total penjualan, pemilik dapat menggunakan formula sederhana.
Tidak ada proses instalasi sistem akuntansi yang perlu dipelajari secara khusus. Pemilik juga dapat mengubah struktur tabel kapan saja sesuai kebutuhan. Bagi bisnis yang baru belajar melakukan pembukuan, fleksibilitas seperti ini terasa sangat membantu.
Excel Memberikan Kebebasan Membuat Format Sendiri
Setiap bisnis memiliki cara kerja yang berbeda.
Warung makan mungkin membutuhkan catatan penjualan dan bahan baku. Reseller membutuhkan pencatatan pembelian dan stok. Sementara freelancer mungkin lebih membutuhkan pencatatan pendapatan dan biaya proyek.
Excel memungkinkan pemilik membuat format yang sesuai dengan aktivitas bisnisnya. Anda dapat menambahkan kolom, mengubah formula, membuat sheet baru, atau membuat laporan sederhana tanpa harus menunggu perubahan dari penyedia software. Fleksibilitas inilah yang membuat Excel tetap relevan untuk kebutuhan bisnis tertentu.
Excel Cocok untuk Bisnis dengan Transaksi yang Masih Sederhana
Tidak semua UMKM langsung memiliki ratusan transaksi setiap bulan.
Bayangkan seorang pemilik usaha jasa yang hanya menangani beberapa proyek setiap bulan. Ia mungkin hanya perlu mencatat pendapatan, biaya operasional, pembayaran pelanggan, dan keuntungan.
Menggunakan Excel dalam kondisi tersebut masih cukup masuk akal. Pemilik belum tentu membutuhkan sistem akuntansi dengan banyak fitur jika kebutuhan pembukuannya masih sederhana. Karena itu, keputusan menggunakan software akuntansi sebaiknya tidak hanya berdasarkan ukuran omzet bisnis. Kompleksitas transaksi juga perlu menjadi pertimbangan.
Excel Tidak Membutuhkan Biaya Berlangganan Software Akuntansi
Biaya juga menjadi pertimbangan penting bagi bisnis yang baru berkembang. Ketika menggunakan Excel yang sudah tersedia, pemilik tidak perlu menambah biaya berlangganan software akuntansi. Hal ini membuat Excel terlihat lebih ekonomis, terutama ketika bisnis masih memiliki anggaran terbatas.
Namun, pemilik perlu melihat biaya secara lebih luas. Excel mungkin tidak membutuhkan biaya software tambahan, tetapi pengelolaannya tetap membutuhkan waktu.
Ketika transaksi semakin banyak, pemilik atau karyawan harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk memasukkan data, memperbaiki formula, memeriksa angka, dan membuat laporan.
Karena itu, ketika membandingkan Excel dengan software akuntansi, jangan hanya menghitung biaya langganan. Pertimbangkan juga waktu dan tenaga yang digunakan untuk mengelola pembukuan.
Excel Berguna untuk Analisis dan Simulasi Bisnis
Excel juga memiliki keunggulan yang tidak selalu dimiliki software akuntansi. Pemilik bisnis dapat menggunakannya untuk membuat simulasi sederhana. Misalnya, Anda ingin mengetahui dampak kenaikan harga bahan baku terhadap margin keuntungan.
Anda dapat membuat beberapa skenario dan mengubah angka sesuai kebutuhan. Excel juga dapat membantu membuat proyeksi penjualan, menghitung kebutuhan modal, membandingkan biaya, atau melakukan analisis tertentu berdasarkan data yang tersedia.
Karena itu, Excel tidak harus ditinggalkan ketika bisnis mulai menggunakan software akuntansi.
Keduanya dapat memiliki fungsi yang berbeda. Software akuntansi dapat menangani pencatatan dan pengolahan transaksi, sementara Excel dapat digunakan untuk analisis atau simulasi tambahan.
Kapan Excel Mulai Tidak Lagi Nyaman Digunakan?
Di sinilah pemilik UMKM perlu mulai mengevaluasi kebutuhannya. Excel menjadi kurang praktis ketika jumlah transaksi semakin banyak dan pembukuan mulai melibatkan banyak aspek sekaligus.
Misalnya, bisnis mulai memiliki banyak produk, pelanggan membeli secara kredit, jumlah supplier bertambah, stok harus dipantau setiap hari, dan pemilik membutuhkan laporan keuangan secara rutin.
Pada kondisi tersebut, pemilik mungkin masih bisa menggunakan Excel. Namun, pekerjaan untuk menjaga agar semua data tetap konsisten juga ikut meningkat. Jika Anda mulai menghabiskan waktu lebih banyak untuk memperbaiki file Excel daripada menganalisis bisnis, kondisi tersebut menjadi tanda bahwa sistem pembukuan perlu dievaluasi.
Jadi, Excel bukan pilihan yang salah untuk UMKM. Excel tetap menjadi pilihan yang logis selama mampu memenuhi kebutuhan bisnis secara efektif.
Namun, ketika transaksi semakin kompleks, kebutuhan laporan meningkat, dan pekerjaan manual mulai menghambat aktivitas bisnis, pemilik perlu mempertimbangkan apakah software akuntansi dapat memberikan sistem yang lebih efisien.
Baca Juga: 7+ Manfaat Software Akuntansi Bagi Perusahaan
Bagaimana Memilih Software Akuntansi untuk UMKM?
Mulai dari Masalah Pembukuan yang Dihadapi Bisnis
Jangan mulai dengan bertanya, “Software mana yang paling bagus?”
Mulailah dengan bertanya, “Bagian mana dari pembukuan saya yang paling merepotkan?”
Anda kesulitan mencatat transaksi, cari software dengan alur pencatatan yang sederhana. Jika Anda sering kehilangan informasi piutang, prioritaskan software yang memiliki pengelolaan piutang dan jatuh tempo. Jika Anda menjual banyak produk, perhatikan kemampuan software dalam mengelola persediaan.
Apabila Anda kesulitan membuat laporan, pilih sistem yang dapat menghasilkan laporan keuangan berdasarkan transaksi yang sudah dicatat. Cara ini membuat proses pemilihan menjadi lebih objektif. Anda tidak membeli fitur yang sebenarnya tidak dibutuhkan.
Pastikan Fitur Sesuai dengan Model Bisnis
Setiap bisnis memiliki alur transaksi yang berbeda.
Bisnis jasa mungkin lebih membutuhkan pencatatan pendapatan, biaya, dan proyek. Bisnis dagang membutuhkan pengelolaan pembelian, penjualan, piutang, utang, dan stok.
Sementara itu, bisnis yang mulai berkembang mungkin membutuhkan lebih banyak fungsi untuk mengelola transaksi dan laporan.
Karena itu, jangan hanya melihat jumlah fitur dalam brosur. Pastikan fitur tersebut benar-benar sesuai dengan cara bisnis Anda beroperasi. Software dengan 100 fitur belum tentu lebih cocok daripada software dengan 30 fitur jika sebagian besar fitur tersebut tidak pernah Anda gunakan.
Perhatikan Kemudahan Penggunaan
Software akuntansi akan digunakan secara rutin. Karena itu, kemudahan penggunaan menjadi faktor yang tidak kalah penting daripada kelengkapan fitur. Bayangkan Anda memiliki software dengan fitur lengkap, tetapi karyawan membutuhkan waktu lama untuk memahami cara mencatat satu transaksi.
Jika kondisi tersebut terus terjadi, tim justru bisa kembali menggunakan Excel karena merasa lebih familiar.
Pilih software dengan alur kerja yang mudah dipahami. Perhatikan apakah pengguna dapat menemukan menu yang dibutuhkan dengan cepat, membuat transaksi tanpa proses yang terlalu rumit, dan memahami laporan yang dihasilkan. Software seharusnya mengurangi pekerjaan administrasi, bukan menambah pekerjaan baru.
Periksa Kemampuan Mengelola Persediaan
Jika bisnis Anda menjual barang, jangan mengabaikan fitur persediaan.Stok yang tidak terkontrol dapat menimbulkan dua masalah. Stok terlalu sedikit dapat menyebabkan kehilangan penjualan. Sebaliknya, stok terlalu banyak dapat membuat modal tertahan dalam barang.
Software yang memiliki pengelolaan persediaan dapat membantu Anda mencatat barang masuk dan keluar serta memantau kondisi stok sesuai fitur yang tersedia. Sebelum memilih, pastikan sistem mendukung kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, apakah Anda membutuhkan pengelolaan banyak produk, satuan barang, gudang, atau informasi persediaan lainnya?
Baca Juga: 10 Alasan Mengapa Perusahaan Memilih Accurate Online sebagai Software Akuntansi
Perhatikan Pengelolaan Piutang dan Utang
Ketika bisnis mulai melakukan transaksi kredit, pengelolaan piutang dan utang menjadi semakin penting. Jangan sampai Anda mengetahui omzet bisnis mencapai ratusan juta rupiah, tetapi tidak mengetahui berapa uang yang sebenarnya masih berada di pelanggan.
Software akuntansi sebaiknya membantu Anda melihat transaksi yang belum dibayar, pelanggan yang memiliki piutang, serta kewajiban kepada supplier. Informasi tersebut membantu Anda mengelola arus kas dengan lebih baik.
Pastikan Laporan yang Dibutuhkan Tersedia
Tujuan akhir pembukuan bukan hanya menyimpan transaksi. Anda membutuhkan data tersebut untuk memahami kondisi bisnis. Karena itu, periksa laporan apa saja yang tersedia sebelum memilih software.
Setidaknya, Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan terhadap laporan seperti laba rugi, neraca, arus kas, piutang, utang, dan persediaan. Namun, jangan berhenti pada pertanyaan “Apakah software ini punya laporan laba rugi?”
Pertanyaan yang lebih penting adalah:
“Apakah laporan tersebut bisa membantu saya mengambil keputusan?”
Laporan yang baik bukan hanya menampilkan angka. Laporan tersebut harus membantu pemilik memahami kondisi bisnis.
Pertimbangkan Akses Data dan Kebutuhan Tim
Ketika bisnis masih kecil, satu orang mungkin mengelola seluruh pembukuan. Namun, kondisi tersebut bisa berubah ketika bisnis berkembang. Anda mungkin memiliki admin, staf keuangan, kasir, atau karyawan lain yang perlu mengakses sistem.
Karena itu, perhatikan apakah software menyediakan pengaturan pengguna dan hak akses sesuai kebutuhan. Jika Anda membutuhkan akses dari berbagai lokasi, software berbasis cloud juga dapat menjadi pertimbangan. Namun, tetap periksa bagaimana penyedia mengatur keamanan, akses, dan penyimpanan data.
Jangan Hanya Membandingkan Harga
Harga memang penting bagi UMKM. Namun, jangan membandingkan software hanya berdasarkan biaya berlangganannya. Pertimbangkan juga berapa banyak waktu yang dapat Anda hemat, pekerjaan manual yang dapat dikurangi, dan risiko kesalahan yang dapat diminimalkan.
Misalnya, software seharga beberapa ratus ribu rupiah per bulan terlihat lebih mahal daripada menggunakan Excel. Tetapi jika Excel membuat Anda atau karyawan menghabiskan puluhan jam setiap bulan untuk menggabungkan data dan membuat laporan, biaya sebenarnya tidak hanya berupa harga software.
Ada biaya waktu, tenaga, dan peluang yang ikut Anda keluarkan. Karena itu, hitung software sebagai bagian dari investasi untuk sistem bisnis, bukan sekadar biaya administrasi.
Cari Software yang Bisa Mengikuti Pertumbuhan Bisnis
Jangan hanya memilih berdasarkan kebutuhan hari ini. Pikirkan juga kebutuhan bisnis enam bulan atau satu tahun ke depan. Saat ini Anda mungkin hanya memiliki satu toko. Tahun depan, Anda mungkin memiliki beberapa cabang.
Saat ini Anda mungkin memiliki sedikit produk. Beberapa bulan kemudian, jumlah SKU bisa meningkat berkali-kali lipat. Jika software tidak mampu mengikuti perkembangan tersebut, Anda mungkin harus kembali memindahkan data ke sistem baru.
Memilih software yang dapat mengikuti pertumbuhan bisnis akan mengurangi kebutuhan untuk berganti sistem terlalu sering.
Manfaatkan Demo atau Masa Percobaan
Jangan langsung berlangganan hanya karena melihat iklan atau membaca daftar fitur. Jika penyedia software menyediakan demo atau masa percobaan, gunakan kesempatan tersebut. Coba masukkan beberapa transaksi yang memang terjadi dalam bisnis Anda. Jangan hanya melihat tampilannya.
Coba proses penjualan, pembelian, pembayaran pelanggan, pembayaran supplier, dan transaksi lain yang sering Anda lakukan. Kemudian lihat apakah sistem tersebut benar-benar membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Anda juga dapat melibatkan orang yang nantinya menggunakan software setiap hari. Jika admin atau staf keuangan merasa alurnya mudah dipahami, proses implementasi biasanya akan lebih lancar.
Baca Juga: Software Akuntansi Meningkatkan Efisiensi Keuangan Perusahaan
Kesimpulan
Excel dan software akuntansi sama-sama dapat membantu UMKM mencatat keuangan. Namun, keduanya memiliki cara kerja dan kemampuan yang berbeda. Excel cocok untuk bisnis yang masih sederhana dan memiliki transaksi terbatas. Sementara itu, software akuntansi lebih sesuai ketika transaksi mulai bertambah dan bisnis membutuhkan pengelolaan keuangan yang lebih terstruktur.
Jadi, keputusan untuk beralih dari Excel tidak harus berdasarkan ukuran bisnis. Pertimbangkan jumlah transaksi, kebutuhan laporan, pengelolaan piutang dan utang, persediaan, serta kebutuhan bisnis untuk berkembang.
Jika bisnis Anda mulai kesulitan mengelola pencatatan dengan Excel, software akuntansi dapat membantu mengurangi pekerjaan manual dan memberikan informasi keuangan yang lebih terintegrasi.
Kelola Keuangan Bisnis Lebih Terstruktur dengan Accurate Online
Abcpoins.com sebagai partner resmi Accurate dapat membantu Anda memilih dan menggunakan Accurate Online, software akuntansi yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola transaksi, laporan keuangan, persediaan, piutang, utang, hingga kebutuhan administrasi bisnis.
Dengan sistem yang terintegrasi, Anda tidak perlu terus mengembangkan file Excel setiap kali kebutuhan bisnis bertambah. Saatnya beralih dari pencatatan yang semakin rumit ke sistem keuangan yang lebih terstruktur bersama Accurate Online.
