Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan kompetitif, efisiensi dalam mengelola rantai pasok telah menjadi kunci kesuksesan bagi banyak perusahaan. Di tengah persaingan yang ketat, proses pengadaan barang dan jasa tidak lagi hanya sekadar transaksi sederhana, tetapi juga menjadi elemen strategis yang mempengaruhi kinerja dan keberlanjutan bisnis secara keseluruhan. Dalam konteks ini, penting bagi setiap organisasi untuk memahami dengan jelas perbedaan antara dua istilah yang sering kali disamakan: procurement dan purchasing.
Procurement, dengan segala kompleksitasnya, tidak hanya tentang membeli barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Ini melibatkan serangkaian langkah strategis yang dimulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi kinerja pemasok. Setiap tahapan dalam proses ini memerlukan perencanaan yang cermat, negosiasi yang cerdas, dan pengelolaan risiko yang efektif. Sementara itu, purchasing, meskipun merupakan bagian penting dari proses procurement, lebih terfokus pada tugas transaksional seperti pembelian barang atau jasa dengan harga terbaik.
Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi kedua konsep tersebut dengan lebih mendalam. Pertama-tama, kita akan menguraikan 8 tahapan penting dalam proses procurement, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi kinerja. Selanjutnya, kita akan melihat berbagai jenis procurement yang ada, dari direct procurement yang terkait langsung dengan produksi hingga strategic procurement yang memperhitungkan faktor-faktor strategis dalam pengadaan. Terakhir, kita akan membahas perbedaan esensial antara procurement dan purchasing, dan mengapa pemahaman yang jelas tentang keduanya penting bagi kesuksesan jangka panjang perusahaan. Dengan memahami peran dan proses kedua konsep ini, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan rantai pasok mereka, meningkatkan efisiensi operasional, dan mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.
baca juga: Bagaimana Cara Menghitung dan Meningkatkan MRR?
8 Tahap procurement
1. Identifikasi Kebutuhan
Tahap pertama dalam proses procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan. Ini melibatkan penentuan barang atau jasa apa yang diperlukan untuk mendukung operasi bisnis.
2. Perencanaan
Setelah kebutuhan diidentifikasi, perencanaan dilakukan. Ini mencakup menentukan jumlah, spesifikasi, dan waktu pengiriman barang atau jasa yang diperlukan.
3. Pencarian dan Seleksi Vendor
Proses ini melibatkan mencari dan mengevaluasi vendor atau pemasok yang memenuhi kebutuhan perusahaan. Ini bisa melalui tender, negosiasi, atau hubungan yang sudah ada.
4. Negosiasi Kontrak
Tahap ini melibatkan negosiasi harga, persyaratan, dan kondisi kontrak dengan vendor yang dipilih. Tujuannya adalah untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.
5. Pembelian
Setelah kontrak disepakati, pembelian barang atau jasa dilakukan sesuai dengan persyaratan kontrak yang telah ditetapkan.
6. Penerimaan dan Inspeksi
Barang atau jasa yang diterima harus diperiksa untuk memastikan kualitas dan kesesuaian dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dalam kontrak.
7. Penyimpanan dan Manajemen Persediaan
Barang yang diterima disimpan dengan benar dan dikelola dalam sistem persediaan perusahaan untuk memastikan ketersediaan saat diperlukan.
8. Evaluasi Kinerja
Tahap terakhir melibatkan evaluasi kinerja vendor berdasarkan kualitas barang atau jasa yang diberikan, waktu pengiriman, dan kepatuhan terhadap kontrak.
Jenis-jenis Procurement:
1. Direct Procurement
Ini melibatkan pengadaan barang atau jasa yang langsung terkait dengan produksi atau operasi bisnis inti.
2. Indirect Procurement
Melibatkan pengadaan barang atau jasa yang tidak langsung terkait dengan produksi, seperti peralatan kantor atau layanan IT.
3. Strategic Procurement
Fokus pada pengadaan barang atau jasa yang memiliki dampak strategis pada bisnis, seperti bahan baku atau teknologi kunci.
4. Operational Procurement
Berkaitan dengan pengadaan barang atau jasa yang diperlukan untuk menjalankan operasi sehari-hari perusahaan.
Perbedaan antara Procurement dan Purchasing
Meskipun sering digunakan secara bergantian, ada perbedaan penting antara procurement dan purchasing. Procurement lebih merujuk pada proses strategis yang melibatkan perencanaan jangka panjang dan keterlibatan dalam seluruh rantai pasok. Purchasing, di sisi lain, lebih bersifat taktis, fokus pada aspek transaksional dari mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan dengan harga terbaik.
Kesimpulan
Dalam rangka mencapai efisiensi dan keunggulan kompetitif, perusahaan perlu memahami perbedaan ini dan mengelola kedua proses dengan baik. Procurement memainkan peran penting dalam memastikan perusahaan mendapatkan nilai terbaik dari setiap transaksi dan hubungan dengan pemasoknya.