Sebagian besar, semua pemilik bisnis dan pelaku UKM (usaha kecil dan menengah) cenderung menggunakan pembukuan dengan Excel untuk melakukan proses pencatatan transaksi mereka. Ini repotnya jika banyak pebisnis masih menggunakan Excel untuk pembukuan transaksi mereka.
Ketika ditanya mengapa mereka menggunakan spreadsheet untuk melakukan proses akuntansi mereka, mereka biasanya memiliki dua jawaban yang sama. Pertama, spreadsheet bebas dan gratis untuk digunakan. Kedua, mereka tidak tahu apa lagi yang bisa mereka gunakan dalam mencatat transaksi mereka.
Sebelum melangkah lebih jauh, kami ingin memastikan bahwa tidak ada yang salah dengan menggunakan Excel untuk pembukuan Anda. Sangat jelas bahwa spreadsheet adalah salah satu hal yang paling serba guna dalam bisnis dengan banyak fungsinya.
Tapi, bayangkan Anda harus memotong rumput di halaman di depan rumah Anda. Anda diberi dua alat, Satu adalah gunting rumput dan mesin pemotong rumput. Sekarang, mana yang akan Anda gunakan untuk memotong rumput? Menggunakan mesin pemotong rumput akan lebih masuk akal, bukan?
Hal yang sama berlaku untuk proses akuntansi pada bisnis. Software akuntansi dirancang khusus untuk mengelola proses pembukuan. Oleh karena itu, dengan software akuntansi, Anda dapat mengelola proses akuntansi lebih efisien daripada mengelola secara manual seperti menggunakan spreadsheet.
Anda tidak ingin kasus diatas terjadi pada bisnis Anda bukan? Berikut ini adalah alasan Anda harus menghentikan penggunaan spreadsheet untuk pembukuan:
1. Kemampuan Pencadangan & Pemulihan Data yang Tidak Efesien
Jika Anda menggunakan spreadsheet, mencadangkan dan memulihkan data bisa menjadi masalah besar. Misalnya, saat Anda menginput dan memproses data dalam spreadsheet, lalu tiba-tiba terjadi mati lampu atau hard drive Anda yang rusak secara tiba-tiba, bukankah itu mimpi buruk bagi Anda?
Kita tahu bahwa hal-hal ini mungkin terjadi pada waktu yang paling tidak tepat, yaitu ketika Anda berurusan dengan hal-hal yang paling penting. Oleh karena itu, spreadsheet adalah pilihan yang sangat buruk dalam penginputan data akuntansi Anda yang berharga.
2. Paradoks “Bebas Biaya”
Versi spreadsheet gratis itu dapat digunakan untuk pembukuan Anda tetapi upaya untuk membuat bagan dan tabel untuk akun dan laporan yang berbeda mungkin memerlukan banyak waktu. Ingat, waktu adalah uang. Anda tidak sepenuhnya mendapatkan gratis. Anda juga membayar atas software spreadsheet yang Anda gunakan. Dalam hal ini aplikasi Office dari Microsoft.
Sebaliknya, jika Anda menggunakan program atau software akuntansi, Anda akan menghemat waktu karena kebanyakan proses akuntansi sudah berjalan secara otomatis. Karena memang sudah dimuat bagan akun, berbagai format tabel akuntansi dan banyak lagi. Ada banyak software akuntansi yang bisa Anda gunakan dan tersedia di pasaran.
3. Kurangnya Melihat Data berdasarkan Waktu dan Historis
Saat Anda menggunakan spreadsheet untuk bisnis Anda, menjadi sangat sulit untuk melihat data dan statistik secara real time. Spreadsheet melalui Excel juga tidak cocok untuk menyimpan data secara historis,
Seluruh data dalam catatan transaksi pada bisnis Anda adalah sangat penting untuk menganalisis tren informasi akuntansi, dan biasanya data ini berdasarkan waktu. Jika Anda melakukan pembukuan dengan Excel, memasukkan data secara manual ke dalam sistem, mengubah dan memperbarui data akan membuat sistem kerja yang lebih rumit.
4. Kurangnya Kemampuan Penyesuaian atau Skalabilitas untuk Proses Akuntansi Anda
Anda tidak mungkin mendapatkan hasil yang terbaik dari penggunaan spreadsheet pada Excel untuk proses akuntansi jika Anda tidak memiliki keterampilan menggunakan VBA (Visual Basic for Application). (wikipedia)
Untuk tujuan akuntansi, Anda mungkin perlu menyesuaikan spreadsheet atau mengembangkan sesuai dengan kebutuhan akuntansi Anda. Tanpa memiliki pengetahuan coding yang tepat, akan seperti hampir mustahil untuk melakukan semua itu.
Di sisi lain, jika Anda memilih alat akuntansi yang dikembangkan dengan baik, Anda tidak perlu memikirkan kemampuan penyesuaian dan skalabilitas dari perangkat lunak pilihan Anda yang dimaksudkan untuk melakukan kegiatan pembukuan.
5. Tidak Memungkinkan untuk Secara Otomatis Menyiapkan Laporan Keuangan
Setelah memasukkan semua data transaksi dalam spreadsheet, memproses perhitungan, dan menampilkan hasilnya dalam bentuk laporan keuangan mungkin tampak agak berantakan tata letaknya dalam spreedsheet.
Mempersiapkan laporan keuangan dalam spreadsheet akan membutuhkan keahlian Anda dalam membuat Tabel Pivot, membuat grafik, melakukan VLOOKUPS, menjalankan Macro dan sebagainya.
Namun, perangkat lunak akuntansi lengkap akan memberi Anda semua laporan keuangan dan laporan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan Anda, bahkan jika Anda tidak memiliki keterampilan yang disebutkan di atas.
6. Akses yang Mudah
Ini adalah aspek yang sangat dibutuhkan ketika Anda memiliki bisnis dengan banyak karyawan yang membutuhkan pembukuan.
Bayangkan jika ada kasus, Anda ingin memberi salah satu akuntan Anda akses untuk membatalkan transaksi sementara Anda tidak ingin memberikan kesempatan ini kepada pengguna lainnya. Software akuntansi bisa melakukan ini semua dengan fitur approval.
Tetapi, ketika Anda menggunakan spreadsheet, Anda akan berjuang untuk melindungi data Anda dari semua pengguna. Anda harus ingat, siapa pun dapat menghapus transaksi, neraca atau neraca percobaan Anda.
Jadi, apa yang harus Anda lakukan untuk Pembukuan Anda?
Untungnya, ada puluhan software akuntansi di luar sana yang dapat meningkatkan aktivitas pembukuan Anda. Jika bisnis Anda berencana memiliki banyak cabang, gudang, dan membutuhkan sistem approval, kami sarankan Anda menggunakan Accurate Online sebagai software akuntansi bisnis Anda.
Dengan fitur yang ada pada Accurate Online, pembukuan bisnis Anda akan lebih mudah dan efisien jika dibandingkan pembukuan dengan Excel. Untuk harga? Tidak usah khawatir, tidak seperti software pembukuan lain yang membagi-bagi harga untuk fitur yang lebih lengkap.
Accurate Online menetapkan 1 harga untuk semua fitur lengkap. Tidak ada perbedaan dan tidak ada biaya tambahan.
Baca Juga : Software Komputer yang wajib dimiliki oleh setiap perusahaan
