Pada setiap perusahaan tentunya mempunyai alur aktivitas pembelian yang berbeda-beda, baik perusahaan barang dan jasa dalam menjalankan aktivitasnya selalu memerlukan barang-barang yang pengadaannnya harus dibeli dari pihak lain, misalnya perlengkapan kantor, bahan untuk dijual (barang dagangan) atau barang yang dibeli untuk diolah kembali ( bahan baku).
Sebelum membahas terkait alur transaksi pembelian, terlebih dahulu akan kami sampaikan, bahwa seluruh proses transaksi harus disertai dengan buktinya. Karena, bukti transaksi merupakan tindakan awal yang dapat dilakukan perusahaan terhadap harta kekayaan perusahaan dari kebocoran.
Untuk itulah bukti transaksi harus dibuat berdasarkan alur yang telah disiapkan perusahaan karena harus mampu mengamankan harta kekayaan. Nah, alur seperti apa yang diperlukan untuk melakukan sebuah transaksi pembelian?
Apakah itu Transaksi Pembelian?
Sebelum mengetahui alur pembelian, terlebih dahulu kita harus paham apa itu transaksi pembelian? Transaksi pembelian adalah suatu kegiatan barang atau jasa dengan cara menukar sejumlah uang yang harus di bayarkan sesuai dengan harga barang atau jasa tersebut, Di mana, barang atau jasa yang dibeli merupakan kebutuhan konsumen, pedagang, dan produsen. Ketika konsumen membeli barang/jasa, biasanya mereka akan mengonsumsi dan menggunakannya sendiri, baik dalam bentuk barang kebutuhan pokok, barang kebutuhan penunjang, ataupun barang mewah.
Sedangkan, jika pedagang yang membeli, biasanya ia akan menjualnya kembali dengan tujuan memperoleh keuntungan. Namun, akan berbeda juga ketika seorang produsen yang membeli, biasanya ini akan membantu mereka memenuhi kebutuhan perusahaan, misalnya bahan baku yang dapat digunakan untuk menunjang proses produksi.
Alur Transaksi Pembelian
Ada 3 hal yang memengaruhi transaksi pembelian yaitu, potongan tunai pembelian, beban biaya angkut, retur pembelian dan mengurangi harga.
- Potongan Tunai Pembelian
Biaya ini biasanya akan diberikan penjual untuk pembeli yang melakukan pembayaran secara tunai, atau perusahaan membayar utang dagang sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati di awal. Di mana, potongan tunai pembelian ini dapat mengurangi jumlah pembelian.
- Beban Biaya Angkut
Semakin tinggi beban angkut dan biaya kirim atas barang pembelian maka semakin meningkat juga nilai pembalian barang tersebut, untuk pencatatan biaya tersebut di bedakan menjadi 2 tipe persayaratan yang di sepakati kedua belah pihak antara nya yaitu ;
FOB Shipping Point dan FOB Destination Point. Di mana, FOB Shipping Point (free on board shipping point) merupakan biaya angkut pengiriman barang dari gudang penjual ke gudang pembeli, yang biayanya akan ditanggung oleh pihak pembeli. Sedangkan, FOB Destination Point (free on board destination point) adalah biaya angkut pengiriman dari gudang penjual ke tempat pembeli, yang biayanya dibebankan kepada pihak penjual
- Retur Pembelian dan Pengurangan Harga
Transaksi ini terjadi ketika barang yang dipesan tidak sesuai atau rusak. Ini sering terjadi ketika Anda melakukan pembelian barang kepada supplier, terutama ketika membeli dalam jumlah yang cukup besar. Jika menemukan kondisi ini, Anda dapat mengembalikan barang tersebut kepada penjual dan melakukan retur pembelian. Transaksi tersebut akan dicatat dalam akun retur pembelian dan secara otomatis akan mengurangi harga pembelian tersebut.
Alur Transaksi Pembelian
- Alur pertama dalam proses pembelian dimulai dari bagian penjualan atau bagian produksi yang mengajukan permintaan barang. Di mana permintaan ini dapat ditenttukan dengan 3 cara yaitu;
- Penelitian Pasar; dilakukan dengan meneliti permintaan konsumen yang paling banyak atau dengan cara langsung terjun ke masyarakat umum.
- Perhitungan Stok Barang; bagian penjualan akan menyampaikan permintaan barang ke bagian gudang.
- Intuitif; cara ini dilakukan dengan memprediksi barang apa saja yang dibutuhkan pelanggan.
2. Melakukan Survei Pasar
Alur transaksi pembelian selanjutnya adalah melakukan survey pasar. Survey ini dilakukan untuk memilih produsen/agen/grosir yang terbaik yang dapat dijadikan supplier bagi perusahaan.
Supplier ini memiliki peranan penting dari mulai produksi hingga pendistribusian barang dari sebuah perusahaan. Dengan pemilihan supplier yang tepat, akan meningkatkan efisiensi baik dari segi dana maupun kinerja dari perusahaan.
- Menerima Penawaran (quotation)
Pada tahap ini perusahaan melakukan penjajakan dengan mengirimkan surat permintaan penawaran barang. Kemudian, selanjutnya perusahaan-perusahaan yang terpilih akan mengirimkan surat penawaran yang lebih terinci bila dibandingkan dengan catalog dan daftar harga.
Tahap ini diperlukan dalam alur transaksi pembelian, untuk membandingkan perusahaan mana yang lebih menguntungkan untuk diajak kerjasama. Untung yang dimaksud di sini adalah bisa meningkatkan efisiensi dari dana maupun kinerja dari kedua belah pihak.
- Menentukan Supplier
- Membuat Daftar Barang yang Akan dibeli
- Mengirimkan Purchase Order
Setelah membuat daftar, perusahaan bisa melakukan pemesanan dengan mengirimkan surat pesanan kepada supplier. Surat pesanan ini tidak boleh dikirimkan secara mendadak, untuk menghindari adanya waktu pendistribusian barang ke perusahaan.
Untuk itu, perusahaan juga harus bisa mengestimasikan waktu pengiriman ketika melakukan proses pesanan ini.
- Membuat dan menandatangani Surat Perjanjian dengan Supplier
Selanjutnya, Anda dan supplier harus melakukan penandatanganan surat perjanjian jual beli. Pembuatan dan penandatanganan surat ini diperlukan untuk menjadikannya sebuah transaksi resmi dan juga sebagai bukti ketika salah satu pihak melanggar perjanjian.
- Menerima Barang
Setelah semuanya selesai, perusahaan hanya perlu menunggu barang yang telah dipesan diterima. Setelah PO diproses oleh supplier, terjadilah penerimaan barang/jasa sesuai dengan pesanan yang diajukan di dalam PO.
- Memeriksa Barang Yang telah diterima
Setelah barang diterima, Anda harus melakukan pemeriksaan sebelum menandatangani surat penerimaan barang. Apa saja yang harus diperhatikan? Mulai dari kuantitasnya, apakah sudah sesuai dengan pesanan, dan juga kualitasnya, jangan sampai Anda tidak memerhatikan kecacatan atas produk yang Anda terima. Setelah barang/jasa diterima dan dipastikan semuanya cocok dan dengan kualitas baik, bagian pembelian menerima faktur (invoice) yang diterbitkan oleh supplier dan berisi perincian barang/jasa beserta nilai pajak dan diskon (jika digunakan), dan jumlah bersih pembelian. Faktur ini juga digunakan sebagai tagihan atas pembelian yang belum dibayar. Invoice harus cocok dengan PO, tanda terima barang, dan jumlah pengakuan utang.
- Retur
- Membayar transaksi sesuai dengan prosedur prngrluaran Kas
Setelah memastikan seluruh barang yang diterima sudah sesuai dengan kriteria dan pesanan, maka perusahaan bisa membayar barang tersebut. Akan tetapi, proses pembayaran ini tidak bisa sembarangan, lho!
Perusahaan harus membayar transaksi tersebut, sesuai dengan jumlahnya dan berdasarkan prosedur pengeluaran kas yang berlaku. Tujuannya adalah untuk mempermudah proses pembukuan keuangan di perusahaan.
Bagaimana? Apakah kamu sudah paham tentang alur transaksi purchase? Dengan adanya alur transaksi ini, perusahaan akan lebih mudah untuk melakukan proses pembelian. Jadi, pastikan perusahaanmu mengikuti alur transaksi ini ya.
Selain memastikan alur pembelian dengan baik, Anda juga harus memastikan keuangan Anda dengan baik, sehingga proses yang Anda lakukan sesuai dengan apa yang Anda butuhkan. Jangan sampai Anda melakukan pemesanan tanpa mengetahui dengan pasti persediaan dan keuangan perusahaan. Untuk memastikannya, Anda bisa memanfaatkan software akuntansi Accurate Online, Accurate mempunyai modul pembelian yang sudah teralur dengan baik dan saling terintegrasi dan membuatkan jurnal otomatis.
Yuk coba Accurate Online agar usaha Anda berjalan dengan lancar.
