Faktur bukan sekadar bukti transaksi, tetapi juga merupakan dokumen penting dalam pelaporan pajak. Pelaku usaha kini tidak hanya membuat faktur secara manual, tetapi juga secara elektronik melalui sistem e-Faktur seiring perkembangan teknologi. Bagi pelaku usaha, memahami perbedaan e-Faktur dan faktur manual sangat penting agar proses pelaporan pajak menjadi lebih efisien dan sesuai regulasi.
Abcpoins.com akan membahas secara lengkap perbedaan antara e-Faktur dan faktur manual, serta mengapa e-Faktur menjadi pilihan yang lebih direkomendasikan saat ini. Apakah bisnis Anda sudah menggunakan e-faktur? Atau masih menggunakan faktur manual.
Apa Itu Faktur Pajak Manual?
Pengusaha membuat faktur pajak manual secara konvensional menggunakan format kertas. Dalam praktiknya, mereka mengetik atau menulis informasi transaksi secara manual, mencetaknya, lalu menyimpan salinannya dalam bentuk fisik.
Kelebihan dan Kekurangan Faktur Manual
Kelebihan faktur manual:
- Mudah digunakan tanpa perlu aplikasi khusus.
- Cocok untuk usaha mikro yang belum terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP).
Kekurangan faktur manual:
- Rentan kesalahan penulisan atau perhitungan.
- Sulit dilacak jika terjadi kehilangan atau kerusakan dokumen.
- Proses pelaporan pajak menjadi lebih rumit dan memakan waktu.
- Tidak berlaku bagi PKP karena bertentangan dengan aturan DJP.
Baca Juga: Cara Menampilkan Nama user di Faktur Penjualan Accurate Online
Apa Itu e-Faktur?
DJP mengeluarkan e-Faktur sebagai faktur pajak elektronik melalui sistem resminya. Sejak 1 Juli 2015, DJP mewajibkan semua PKP untuk menggunakan e-Faktur dalam pelaporan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Wajib Pajak membuat e-Faktur melalui aplikasi e-Faktur versi 3.0 yang dapat mereka unduh dari website resmi DJP. Sistem DJP kemudian memvalidasi faktur digital ini dengan memberikan kode unik secara langsung.
Kelebihan dan Kekurangan e-Faktur
Kelebihan e-Faktur:
- Mengurangi risiko kesalahan pengisian data.
- Proses validasi otomatis oleh sistem DJP.
- Lebih aman karena data disimpan secara digital.
- Mempermudah pelaporan pajak secara tepat waktu.
- Diakui secara hukum dan menjadi standar nasional bagi PKP.
Kekurangan e-Faktur:
- Membutuhkan pemahaman teknis dan instalasi aplikasi.
- Proses awal pendaftaran dan aktivasi sertifikat digital bisa memakan waktu.
- Tidak dapat digunakan oleh non-PKP.
Perbedaan e-faktur dan Faktur Manual
Agar Anda sebagai pengusaha bisa memiliki Gambaran yang jelas mengenai perbedaan kedua faktur tersebut, kali ini akan Abcpoins.com jabarkan menggunakan table. Sehingga Anda akan lebih mudah untuk memahami perbedaan keduanya dengan baik. Anda bisa menentukan mengenai penggunaan faktur pajak yang lebih efektif.
| Aspek | Faktur Manual | e-Faktur |
| Format | Kertas/Manual | Digital/Elektronik |
| Media | Ditulis atau diketik, lalu di cetak | Di kirim melalui aplikasi e-faktur |
| Validasi | Tidak ada validasi otomatis | Validasi langsung sistem DJP |
| Risiko Kesalahan | Tinggi (Human Error) | Sistematis & Otomatis |
| Penyimpanan | Arsip Fisik | Disimpan dalam database digital |
| Kepatuhan Pajak | Tidak Sesuai untuk PKP | Wajib untuk PKP & Diakui Hukum |
| Keamanan | Rentan Rusak / Hilang | Aman dan Terlindungi |
| Efisiensi | Kurang Efisien dalam Jumlah Banyak | Sangat Efisien & Cepat |
Waktu Penggunaan
Penggunaan faktur manual dan e-Faktur tergantung pada status usaha dan kewajiban perpajakan bisnis Anda. Berikut penjelasan jelas tentang kapan harus menggunakan faktur manual dan kapan wajib menggunakan e-Faktur:
Kapan Harus Menggunakan e-Faktur?
Wajib digunakan oleh:
DJP mengukuhkan Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai pihak yang wajib memungut, menyetor, dan melaporkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
PKP yang melakukan transaksi kena pajak dan menerbitkan faktur pajak.
Situasi penggunaannya:
- Menjual barang atau jasa kena pajak (BKP/JKP).
- Melakukan transaksi antar PKP.
- Transaksi ekspor BKP/JKP.
- Melakukan pelaporan SPT Masa PPN.
Alasan:
- Diatur dan diwajibkan oleh DJP sejak 1 Juli 2015 (PMK No. 151/PMK.03/2013 jo. PER-16/PJ/2014).
- Faktur manual oleh PKP tidak diakui sebagai faktur sah oleh DJP dan bisa dikenakan sanksi.
Baca Juga: Cara Membuat Estimasi Pajak Perusahaan bagi Pengusaha Pemula
Kapan Masih Bisa Menggunakan Faktur Manual?
- Pengusaha non-PKP, yaitu pengusaha yang belum dikukuhkan sebagai PKP.
- Usaha kecil atau mikro yang tidak memenuhi syarat omzet untuk dikukuhkan sebagai PKP (di bawah Rp4,8 miliar/tahun).
Situasi penggunaannya:
- Transaksi penjualan yang tidak dikenai PPN.
- Pemberian bukti transaksi internal antar divisi atau untuk keperluan administratif non-pajak.
- Memberikan nota atau invoice kepada konsumen akhir sebagai tanda jual-beli (bukan faktur pajak resmi).
Faktur manual bukanlah faktur pajak yang sah untuk pengkreditan PPN. Faktur manual tidak bisa digunakan untuk pelaporan SPT PPN.
Mengapa e-Faktur Lebih Direkomendasikan?
Pemerintah menerapkan kebijakan digitalisasi perpajakan yang tidak hanya mewajibkan penggunaan e-Faktur, tetapi juga memberikan banyak keuntungan bagi pelaku usaha. Terutama bagi perusahaan berskala menengah hingga besar, e-Faktur membantu memastikan akurasi data dan meminimalkan risiko kesalahan pelaporan.
Beberapa alasan mengapa e-Faktur lebih unggul:
- Kepatuhan terhadap aturan DJP: Semua PKP wajib menggunakan e-Faktur.
- Kemudahan pelaporan: Sinkronisasi langsung ke sistem DJP mempercepat proses pelaporan.
- Keamanan dan transparansi: Data lebih terlindungi dan mudah ditelusuri.
Tips Beralih dari Faktur Manual ke e-Faktur
Jika Anda sebagai PKP masih menggunakan metode manual, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut untuk mulai beralih ke e-Faktur:
- Pastikan status Anda adalah Pengusaha Kena Pajak (PKP).
- Daftarkan akun dan unduh sertifikat elektronik melalui DJP Online.
- Unduh dan instal aplikasi e-Faktur versi terbaru (saat ini 3.0).
- Lakukan pelatihan staf atau pekerjakan tenaga profesional yang paham perpajakan.
- Gunakan software akuntansi yang terintegrasi dengan e-Faktur untuk efisiensi.
Gunakan Software Akuntansi Terintegrasi e-Faktur
Bagi pelaku usaha yang ingin pengelolaan keuangan dan perpajakan lebih praktis, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online. Platform ini sudah terintegrasi dengan fitur e-Faktur sehingga Anda bisa:
- Membuat faktur pajak otomatis.
- Mencatat penjualan dan pembelian dengan mudah.
- Melakukan pelaporan pajak secara real time.
- Menghemat waktu dan tenaga.
Software ini sangat cocok untuk bisnis UMKM maupun bisnis dari segala industri yang sedang berkembang.
Baca Juga: Wajib tahu! Jenis Pajak yang Harus Dibayarkan Pengusaha
Kesimpulan
e-Faktur dan faktur manual memiliki fungsi dasar yang sama, yaitu sebagai bukti transaksi dan pelaporan pajak. Namun dari segi efisiensi, kepatuhan regulasi, dan keamanan data, e-Faktur jelas lebih unggul. Pemerintah tidak hanya menyarankan penggunaan e-Faktur bagi PKP, tetapi juga mewajibkannya secara hukum.
Jika Anda masih menggunakan sistem manual, sekarang adalah saat yang tepat untuk beralih ke e-Faktur. Untuk kemudahan dan kepraktisan, gunakan software akuntansi terintegrasi seperti Accurate Online agar semua proses pencatatan dan pelaporan pajak menjadi lebih cepat, aman, dan efisien.
Tertarik mencoba? Daftar dan gunakan Accurate Online sekarang solusi cerdas untuk bisnis modern!
