Pencatatan keuangan kas kecil sangatlah penting bagi perusahaan untuk mengetahui berapa banyak pengeluaran yang di keluarkan setiap harinya, Hal ini dapat menunjukkan jumlah uang yang dimiliki oleh perusahaan baik dari transaksi kredit maupun debit. Bahkan, pencatatan keuangan yang baik dapat dijadikan sebuah indikator untuk mengatur sebuah strategi pada level manajemen perusahaan.
Perlu di ketahui ada dua sistem pencatatan kas kecil yang lazim di gunakan perusahaan, Metode ini harus di perhatikan guna untuk menyusun laporan keuangan.
Dua sistem tersebut adalah :
- Sistem Dana Tetap, sistem pengelolaan dana kas kecil dengan menentukan jumlah dana tetap
- Sistem Fluktuasi,sistem pengelolaan dana kas kecil dengan menentukan dana fluktuasi
Metode Tetap (Imprest Found System)
Metode tetap adalah metode pembukuan kas kecil di mana rekening petty cash jumlahnya selalu tetap karena besarnya penggantian sebanding dengan pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo selalu tetap seperti semula.
Ciri-ciri Metode Tetap
Beberapa ciri-ciri dalam penerapan metode tetap dalam kas kecil yang perlu kamu ketahui:
- Pengisian dana dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.
- Bukti-bukti penggunaan dana petty cash dikumpulkan oleh pengelola petty cash.
Langkah-langkah Operasional Metode Tetap
- Setelah dana Petty cash habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana petty cash, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.
- Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu.
- Dana kas dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.
Metode Berubah-ubah (Fluctuating fund system)
Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian petty cash di mana jumlah petty cash akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). Sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan, Berbeda dengan metode tetap, pada metode fluktuasi pengeluaran yang di lakukan oleh kasir di buat di dalam sebuah jurnal.
Ciri-ciri Metode Fluktuasi
- Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam akun kas kecil.
- Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun terkait.
- Besarnya jumlah dana kas yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.
sistem pencatatan diatas ini sebetulnya bukan jadi keharusan suatu perusahaan menggunakan 2 metode diatas tersebut, karena setiap perusahaan mempunyai kebijakan sendiri dalam menggunakan system pencatatan dan tergantung pada jenis usaha dan kebutuhan nya.
kecil atau petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatif kecil. Tidak material.
Petty cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu :
- Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan dan skala operasional perusahaan.
- Digunakan untuk mendanai transaksi yang nominalnya kecil dan rutin terjadi setiap hari, misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK yang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya.
Tujuan Petty Cash
Ada beberapa tujuan terbentuknya petty cash yaitu:
- Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada
- Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
- Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.
Manfaat Petty Cash
- Mempermudah Akuntan Perusahaan dalam pencatatan keuangan
- DIgunakan Untuk meningkatkan pelayanan perusahaan
- Dana Darurat Bagi Perusahaan
- Adanya Anggaran harian untuk keperluan perusahaan
- Pembayaran Relatif praktis
Kas kecil sendiri sifatnya opsional bagi setiap perusahaan, hal ini boleh di lakukan dan oleh juga tidak, Tergantung kebutuhan perusahaan tersebut, yang terpenting adalah laporan keuangan yang tepat,
Untuk mempermudah pembutan laporan keuangan dengan cepat dan Akurat, kini anda bisa mengunakan software akuntansi, Accurate adalah software akuntansi online yang dapat membantu pembutan laporan keuangan anda dengan cepat dan akurat. Dengan system berbasis cloud mempermudah anda dalam melakukan pengecekan dan pembuatan laoran dimanapun dan kapanpun hanya dengan akses internet.
Coba Accurate online 30 hari dan rasakan kemudahan dalam pekerjaan Anda.
