Anda baru saja berlangganan Accurate Online, tetapi masih bingung harus memulai dari mana? Mungkin Anda sudah menjadwalkan sesi training, tetapi masih harus menunggu beberapa hari. Sementara itu, Anda ingin segera mencoba Accurate Online agar proses pencatatan bisnis bisa langsung berjalan.
Tidak perlu khawatir. Anda dapat memulai Accurate Online dengan langkah-langkah yang sederhana. Anda juga tidak perlu langsung menguasai seluruh fitur yang tersedia. Lakukan beberapa pengaturan dasar terlebih dahulu, kemudian gunakan database perusahaan untuk mencatat transaksi sehari-hari.
Melalui artikel ini, ABCPoins memandu Anda langkah demi langkah untuk memulai Accurate Online, mulai dari membuat database, mengatur informasi perusahaan, hingga mencatat transaksi pertama setelah menyelesaikan pengecekan awal. Luangkan waktu sekitar 15–30 menit, maka Anda sudah dapat mulai menggunakan Accurate Online dengan lebih percaya diri.
Banyak pengguna baru ingin langsung mencatat transaksi setelah berhasil login ke Accurate Online. Padahal, langkah tersebut sebaiknya tidak dilakukan sebelum Anda menyelesaikan beberapa pengaturan dasar.
Baca Juga: Cara Menambah Pengguna Baru di Accurate Online: Mengatur Hak Akses Pengguna
Kenapa Memulai Set Up Awal Penting?
Setup awal berfungsi sebagai fondasi database perusahaan. Pada tahap ini Anda akan menentukan informasi perusahaan, periode pembukuan, daftar akun (Chart of Accounts), pajak, saldo awal, hingga pengaturan persediaan. Jika seluruh data awal tersusun dengan benar, proses pencatatan transaksi berikutnya akan menjadi lebih mudah dan laporan keuangan yang dihasilkan pun lebih akurat.
Sebaliknya, jika Anda melewati tahap ini atau mengisinya secara asal, Anda mungkin harus memperbaiki banyak data ketika transaksi sudah semakin banyak. Proses tersebut tentu akan menghabiskan waktu dan meningkatkan risiko kesalahan pencatatan.
Karena itu, luangkan sedikit waktu di awal agar penggunaan Accurate Online berjalan lebih lancar dalam jangka panjang.
Yang Perlu Disiapkan Sebelum Mulai Setup
Salah satu alasan orang menghabiskan waktu lama saat setup Accurate Online bukan karena aplikasinya sulit, tapi karena data pendukungnya belum siap saat proses berjalan. Supaya prosesnya benar-benar hanya 15-30 menit, siapkan dulu hal-hal berikut sebelum login:
- Data identitas Perusahaan: Nama usaha, alamat, NPWP (jika ada), dan bidang usaha. Ini akan menentukan struktur pembukuan yang direkomendasikan sistem.
- Logo usaha: dalam format gambar, kalau ingin tampilan invoice dan laporan terlihat lebih profesional sejak awal.
- Rekening kas dan bank: beserta saldo per tanggal Anda mulai pembukuan. Ini penting supaya saldo awal di sistem sesuai kondisi riil.
- Daftar pelanggan dan pemasok: minimal nama dan kontak utama. Kalau jumlahnya banyak, siapkan dalam format spreadsheet supaya bisa diunggah sekaligus, bukan input satu-satu.
- Daftar barang dan/atau jasa: yang biasa Anda jual, lengkap dengan harga jual dan (kalau berupa barang) stok awal per tanggal mulai pembukuan.
- Menentukan metode pencatatan persediaan: FIFO atau rata-rata (average), kalau bisnis Anda menjual barang fisik. Ini sebaiknya diputuskan di awal karena akan memengaruhi cara sistem menghitung harga pokok penjualan ke depannya.
Kalau semua poin di atas sudah ada di tangan sebelum Anda mulai, proses input di aplikasi jadi jauh lebih cepat karena Anda tinggal memasukkan data, bukan berhenti di tengah jalan untuk mencari-cari informasi.
Register Akun
Tahap awal dalam memulai Accurate Online, Anda akan diminta untuk membuat akun di dashboard login Accurate.id. Silahkan siapkan nama, Alamat email, nomor telepon, dan password baru.
Membuat Data Usaha
Jika Anda sudah menyelesaikan tahap awal. Kini Anda akan masuk ke dalam dashboard awal Accurate Online. Pada tahap ini, Anda akan membuat data usaha. Data ini akan berisi semua terkait pembukuan dan transaksi bisnis.
Anda wajib mengisi nama data usaha bisnis, latar warna yang aan digunakan, hingga memasukan logo Perusahaan. Jika sudah selesai bisa klik “Buat Data Usaha”.
Anda telah berhasil membuat data usaha, kini Anda perlu mengisi data yang nantinya akan digunakan untuk pencatatan pembukuan data usaha dari bisnis Anda. Jika Anda sudah membuat data usaha tersebut, maka tampilannya akan seperti dibawah ini.
Melengkapi Data dan Pengaturan Awal
Setelah berhasil membuat database baru, Accurate Online akan mengarahkan Anda ke halaman Pengaturan Awal. Pada tahap ini, Anda perlu melengkapi beberapa informasi dasar yang akan menjadi fondasi pembukuan perusahaan.
Proses setup ini hanya dilakukan satu kali ketika pertama kali membuat database. Waktu yang dibutuhkan pun relatif singkat, sekitar 10–15 menit, tergantung pada kelengkapan data perusahaan yang Anda miliki.
Pastikan Anda mengisi setiap pengaturan sesuai kondisi bisnis saat ini. Jika di kemudian hari kebutuhan bisnis berubah, sebagian besar pengaturan masih dapat disesuaikan melalui menu Preferensi.
Berikut langkah-langkahnya:
Lengkapi Informasi Perusahaan
Langkah pertama adalah mengisi identitas perusahaan. Accurate Online akan menggunakan informasi ini sebagai data utama pada database sekaligus menampilkannya pada berbagai dokumen transaksi, seperti invoice, purchase order, dan laporan keuangan.
Beberapa informasi yang perlu Anda lengkapi antara lain:
- Nama perusahaan
- Alamat perusahaan
- Nomor telepon
- Bidang usaha
- Level distribusi bisnis
Pada bagian Level Distribusi, pilih jenis usaha yang paling sesuai dengan aktivitas bisnis Anda, misalnya Produsen, Distributor, atau Retail. Pilih jenis usaha yang sesuai agar Accurate Online dapat menyesuaikan struktur transaksi dengan kebutuhan operasional bisnis Anda.
Setelah seluruh informasi terisi dengan benar, klik Lanjut untuk masuk ke tahap berikutnya.
Baca Juga: Cara Registrasi Accurate Online Private Cloud: Panduan Lengkap dari Nol sampai Siap Pakai
Tentukan Fitur Dasar yang Dibutuhkan
Tahap berikutnya adalah memilih Fitur Dasar. Pengaturan ini membantu Accurate Online menampilkan modul yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga Anda dapat mengoperasikan sistem dengan lebih mudah.
Sebagai contoh, apabila perusahaan belum memiliki aktivitas produksi, Anda tidak perlu mengaktifkan fitur manufaktur. Sebaliknya, jika bisnis mengelola persediaan atau aset tetap, Anda dapat mengaktifkan modul tersebut sejak awal.
Tidak perlu khawatir jika suatu saat kebutuhan perusahaan berubah. Accurate Online memungkinkan Anda menambah atau mengubah fitur dasar melalui menu Preferensi, sehingga sistem tetap dapat mengikuti perkembangan bisnis.
Sesuaikan Pengaturan Menu Penjualan
Selanjutnya, Accurate Online akan meminta Anda menentukan kebutuhan pada Menu Penjualan.
Pada tahap ini, sistem akan menyesuaikan berbagai fitur yang berkaitan dengan aktivitas penjualan, seperti pembuatan penawaran, invoice, pembayaran pelanggan, maupun pengelolaan piutang.
Pilih pengaturan yang paling sesuai dengan proses penjualan di perusahaan Anda saat ini. Konfigurasikan fitur sesuai kebutuhan agar Anda dapat mencatat transaksi dengan lebih efisien. Sistem hanya akan menampilkan fitur yang benar-benar Anda perlukan.
Atur Penggunaan Menu Pembelian
Selain penjualan, Accurate Online juga menyediakan pengaturan khusus untuk Menu Pembelian.
Pada tahap ini, Anda menyesuaikan proses pembelian barang maupun jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Anda juga dapat memilih fitur sesuai kebutuhan, mulai dari permintaan pembelian, purchase order, penerimaan barang, hingga pencatatan utang kepada supplier.
Pengaturan yang tepat akan membantu tim pembelian bekerja lebih terstruktur sekaligus memudahkan proses pengawasan terhadap seluruh transaksi pembelian.
Atur Pengelolaan Persediaan
Apabila perusahaan menjual atau menyimpan barang, Anda perlu melakukan pengaturan pada Menu Persediaan.
Pada tahap ini, Accurate Online akan meminta Anda menentukan metode penilaian persediaan yang akan digunakan, yaitu:
- FIFO (First In First Out), atau
- Average (Rata-Rata Tertimbang).
Pilih metode yang sesuai dengan kebijakan akuntansi perusahaan. Selain itu, Anda juga dapat menyesuaikan berbagai pengaturan lain yang berkaitan dengan pengelolaan stok agar pencatatan persediaan berjalan lebih akurat sejak awal.
Buat Daftar Akun Perkiraan
Pada tahap terakhir, tentukan Akun Perkiraan sebagai dasar pencatatan seluruh transaksi keuangan perusahaan.
Jika belum memiliki daftar akun sendiri, gunakan template akun standar yang Accurate Online sediakan. Template tersebut telah menyesuaikan kebutuhan berbagai jenis usaha di Indonesia sehingga Anda dapat langsung mulai mencatat transaksi. Template ini dapat menjadi titik awal sehingga Anda tidak perlu membuat seluruh akun secara manual.
Apabila perusahaan sebelumnya sudah memiliki struktur akun sendiri, Anda dapat menyesuaikan atau menambah akun sesuai kebutuhan. Daftar akun yang tersusun dengan baik akan mempermudah proses pencatatan sekaligus menghasilkan laporan keuangan yang lebih akurat.
Setelah seluruh pengaturan selesai, klik Selesai. Database Accurate Online Anda kini siap digunakan untuk mulai mencatat transaksi bisnis.
Tips ABCPoins: Jangan terburu-buru mengubah seluruh pengaturan pada saat setup awal. Gunakan terlebih dahulu konfigurasi yang paling sesuai dengan kondisi bisnis saat ini. Setelah Anda mulai menggunakan Accurate Online dan memahami alur kerjanya, berbagai pengaturan masih dapat disesuaikan melalui menu Preferensi tanpa harus membuat database baru.
Melengkapi Data Awal Perusahaan di Accurate Online
Setelah menyelesaikan seluruh pengaturan awal, lanjutkan dengan mengisi data perusahaan untuk mendukung aktivitas operasional sehari-hari. Pada tahap ini, Anda memasukkan data master yang menjadi dasar setiap transaksi di Accurate Online.
Semakin lengkap data yang Anda siapkan sejak awal, semakin cepat pula proses pencatatan transaksi nantinya. Anda tidak perlu lagi membuat data pelanggan, supplier, atau barang setiap kali melakukan penjualan maupun pembelian.
Accurate Online menyediakan dua cara untuk menambahkan data, yaitu memasukkan data secara manual atau mengimpor data melalui file Microsoft Excel. Pilih metode yang paling sesuai dengan jumlah data yang dimiliki perusahaan.
Berikut beberapa data yang sebaiknya Anda lengkapi sebelum mulai menggunakan Accurate Online.
Baca Juga: 10 Alasan Mengapa Perusahaan Memilih Accurate Online sebagai Software Akuntansi
Lengkapi Data Kas dan Bank
Kas dan Bank merupakan akun yang paling sering digunakan dalam aktivitas bisnis. Oleh karena itu, Anda perlu memasukkan seluruh rekening perusahaan beserta saldo awalnya agar kondisi keuangan pada Accurate Online sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Tambahkan setiap rekening bank yang dimiliki perusahaan, seperti rekening operasional, rekening giro, maupun kas kecil. Selanjutnya, masukkan saldo awal masing-masing rekening sesuai dengan periode pembukuan yang telah Anda tentukan sebelumnya.
Apabila di kemudian hari perusahaan membuka rekening baru, Anda tetap dapat menambahkannya melalui menu Buku Besar atau Kas & Bank tanpa memengaruhi data yang sudah ada.
Tips ABCPoins: Cocokkan saldo awal kas dan bank dengan rekening koran atau laporan bank. Langkah ini membantu Accurate Online menghasilkan laporan keuangan yang akurat sejak awal penggunaan.
Tambahkan Data Pelanggan (Customer)
Data pelanggan menjadi salah satu informasi penting dalam proses penjualan. Dengan menyimpan data pelanggan sejak awal, Anda tidak perlu lagi mengisi informasi yang sama setiap kali membuat penawaran, invoice, maupun penerimaan pembayaran.
Lengkapi informasi pelanggan sesuai kebutuhan, seperti:
- Nama pelanggan
- Alamat
- Nomor telepon
- NPWP (jika diperlukan)
- Batas kredit dan termin pembayaran
Apabila perusahaan memiliki banyak pelanggan, gunakan fitur Impor Data agar proses pengisian menjadi lebih cepat.
Masukkan Data Pemasok (Supplier)
Selain pelanggan, Anda juga perlu melengkapi data pemasok atau supplier yang menjadi mitra perusahaan dalam proses pembelian barang maupun jasa.
Data supplier akan memudahkan Anda saat membuat Purchase Order, mencatat penerimaan barang, hingga mengelola hutang usaha. Riwayat transaksi dengan setiap supplier juga akan tersimpan secara otomatis sehingga proses evaluasi menjadi lebih mudah.
Tambahkan Data Barang dan Jasa
Selanjutnya, masukkan seluruh produk atau jasa yang akan digunakan dalam operasional perusahaan.
Apabila perusahaan bergerak di bidang perdagangan atau distribusi, Anda dapat menambahkan data seperti:
- Nama barang
- Kode barang (SKU)
- Satuan
- Harga jual
- Harga beli
- Saldo stok awal
- Gudang penyimpanan
Sementara itu, perusahaan jasa cukup menambahkan daftar layanan yang mereka tawarkan tanpa mengaktifkan fitur pengelolaan persediaan.
Data barang yang lengkap akan mempermudah proses penjualan, pembelian, serta penyusunan laporan persediaan di kemudian hari.
Gunakan Fitur Impor Data Jika Jumlah Data Banyak
Apabila perusahaan telah memiliki ratusan bahkan ribuan data pelanggan, supplier, maupun barang, Anda tidak perlu memasukkannya satu per satu.
Accurate Online menyediakan fitur Impor Data yang memungkinkan Anda mengunggah seluruh data melalui file Microsoft Excel. Cara ini mempercepat proses input data dan sangat membantu Anda saat memigrasikan data dari software akuntansi lain atau dari spreadsheet.
Sebelum melakukan impor, pastikan file telah mengikuti format yang disediakan oleh Accurate Online. Periksa kembali penulisan tanggal, kode mata uang, serta format angka agar proses impor berjalan tanpa kendala.
Tips ABCPoins: Lakukan impor data secara bertahap. Mulailah dari data pelanggan, supplier, kemudian barang dan jasa. Setelah proses impor selesai, lakukan pengecekan acak pada beberapa data untuk memastikan seluruh informasi berhasil masuk dengan benar.
Kesimpulan
Memulai Accurate Online tidak sesulit yang banyak orang bayangkan. Lengkapi informasi perusahaan, tentukan fitur yang dibutuhkan, atur akun perkiraan, serta tambahkan data pelanggan, supplier, dan barang secara bertahap. Dengan menyelesaikan setiap pengaturan tersebut, Anda membangun fondasi yang kuat untuk mengelola pembukuan bisnis secara lebih terstruktur.
Persiapan di awal memang memerlukan sedikit waktu, tetapi langkah tersebut akan membantu Anda mengurangi kesalahan pencatatan, mempercepat proses input transaksi, dan menghasilkan laporan keuangan yang lebih akurat. Setelah menyelesaikan seluruh data awal, Anda dapat langsung mencatat transaksi harian dengan lebih percaya diri karena sistem sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Mulai Implementasi Accurate Online Bersama ABCPoins
Apabila Anda baru pertama kali menggunakan Accurate Online, tidak perlu khawatir jika masih memiliki pertanyaan selama proses setup maupun implementasi. Tim yang berpengalaman dapat membantu Anda mempercepat proses adaptasi sehingga Accurate Online dapat langsung digunakan secara optimal.
Sebagai Official Partner Accurate, ABCPoins mendampingi Anda mulai dari konsultasi sebelum implementasi, pembuatan database, pengaturan awal, migrasi data dari Excel atau software lain, pelatihan pengguna, hingga memberikan dukungan teknis setelah Anda menggunakan Accurate Online.
Ingin memastikan proses implementasi berjalan lebih cepat dan sesuai kebutuhan bisnis Anda? Hubungi tim ABCPoins untuk mendapatkan konsultasi dan demo Accurate Online. Kami siap membantu Anda memulai penggunaan Accurate Online dengan lebih mudah, sehingga Anda dapat fokus mengembangkan bisnis tanpa terkendala proses administrasi dan pembukuan. Silahkan Klik banner dibawah
