Ketidakterdugaan selalu menjadi aspek yang perlu diantisipasi oleh pemilik usaha, tak peduli seberapa kecil atau besar skala bisnis tersebut. Oleh karena itu, memiliki dana sampingan menjadi suatu keharusan untuk mendukung dan mengatasi berbagai kondisi yang tidak terduga. Salah satu bentuk dari dana sampingan ini adalah yang dikenal sebagai petty cash.
Baca juga : Mengoptimalkan Penggunaan Gratis Ongkos Kirim: 5 Tips untuk Menaikkan Penjualan
Mengenal Petty Cash: Pendukung Kebutuhan Operasional Kecil
Petty cash dapat diartikan sebagai sejumlah uang yang disimpan dan dialokasikan oleh suatu usaha untuk menutupi kebutuhan operasional yang bersifat minor atau kecil-kecilan. Fungsi utamanya adalah untuk menanggulangi kebutuhan sehari-hari, seperti perlengkapan kantor, ongkos makan, dan bahkan reimbursement dari para pegawai.
Jumlah yang dikeluarkan untuk kebutuhan ini cenderung tidak terlalu besar, berbeda dengan dana darurat yang bersifat lebih besar dan digunakan untuk kebutuhan yang berskala besar dan di luar dugaan.
Perbedaan Antar Petty Cash dan Dana Darurat
Perbedaan mendasar antara petty cash dan dana darurat terletak pada jumlahnya. Petty cash digunakan untuk kebutuhan operasional minor, sedangkan dana darurat akan digunakan untuk kebutuhan besar yang dapat memengaruhi performa usaha ke depannya.
Status Petty Cash dalam Neraca Keuangan
Sebagai bentuk uang yang umumnya disimpan secara terpisah di rekening khusus oleh pemilik usaha, status petty cash menimbulkan pertanyaan seputar kategori keuangan mana yang tepat untuknya. Ternyata, petty cash masih masuk ke dalam golongan harta lancar. Dalam neraca keuangan, petty cash ditempatkan di kolom debet.
Tips Mengelola Petty Cash dengan Efektif
1. Tunjuk Pengelola yang Terpercaya
Ketika hendak mengelola petty cash, penting untuk menunjuk orang yang dapat dipercaya sebagai pengelolanya. Jika merasa mampu, pemilik usaha bisa juga mengelolanya sendiri agar lebih memahami kebutuhan petty cash untuk bisnisnya.
2. Pastikan Jumlah yang Cukup
Memastikan bahwa jumlah petty cash mencukupi untuk memenuhi kebutuhan dalam periode tertentu adalah kunci. Jika sering mengisi ulang petty cash, evaluasi kebutuhan dan pertimbangkan untuk menentukan nominal yang tepat.
3. Simpan di Rekening Terpisah
Menyimpan petty cash di rekening terpisah adalah langkah bijak. Hal ini memudahkan pencatatan dan mencegah pencampuran dengan aset dan dana lainnya.
4. Lakukan Pencatatan Rutin
Pencatatan petty cash perlu dilakukan secara rutin tidak hanya pada laporan keuangan usaha tetapi juga pada laporan riwayat transaksi petty cash. Hal ini memberikan informasi jelas mengenai arus keuangan petty cash.
5. Kumpulkan Bukti Transaksi
Penting untuk selalu mengumpulkan bukti transaksi setiap kali menggunakan petty cash, termasuk struk untuk reimbursement atau pembelian kebutuhan kantor. Dengan bukti transaksi yang lengkap, pencatatan menjadi lebih akurat dan transparan.
Baca juga : Meningkatkan Kesehatan Keuangan Usaha: Mengapa Net Worth Penting?
Dengan menerapkan tips-tips di atas, manajemen petty cash akan lebih efektif, mendukung kelancaran operasional, dan meminimalisir risiko ketidakterdugaan dalam kegiatan bisnis Anda.
