Manajemen

Langkah Menyusun SOP Perusahaan yang Tepat

Cara Membuat SOP Perusahaan

Standard Operational Procedure atau SOP Perusahaan merupakan salah satu komponen penting yang wajib dimiliki oleh perusahaan. SOP tersebut dibuat agar setiap personil di perusahaan bekerja sesuai dengan arahan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Penyusunan SOP biasanya dilakukan oleh pihak manajemen didukung oleh para ahli dari divisi terkait.

Pengertian SOP Perusahaan

SOP Perusahaan merupakan rangkaian prosedur yang wajib dilakukan oleh pihak terkait untuk mendapatkan performa yang diharapkan oleh perusahaan. Adanya SOP berperan sebagai acuan untuk melaksanakan proses kerja sesuai peran dan tanggung jawab setiap divisi di perusahaan. SOP berisi deskripsi teknis, prosedural, dan administratif yang telah disesuaikan dengan unit kerja terkait. Dengan kata lain SOP merupakan indikator kinerja sebuah perusahaan.

Baca Juga: Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan: Pengertian, Metode, dan Tipsnya

Fungsi SOP Perusahaan

SOP Perusahaan
Source: http://www.keytocompliance.com/

Dalam penerapannya, SOP memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai berikut:

Sebagai Pedoman Kegiatan Operasional

SOP menjadi pedoman atau rujukan pengetahuan kegiatan operasional perusahaan yang bisa diperbarui. Pasalnya dalam dunia bisnis biasanya akan muncul tren atau hal baru yang perlu disesuaikan. Adanya SOP yang berlaku di perusahaan akan memudahkan proses evaluasi antara SOP yang sudah berjalan dengan kinerja operasional perusahaan.

Sebagai Referensi Evaluasi dan Perbaikan

SOP dapat berfungsi sebagai alat untuk melacak kegiatan operasional, evaluasi, dan perbaikan. SOP tersebut menjadi standarisasi tertulis yang mencakup formulir kerja seperti kunjungan, bukti pengiriman, berita acara, dll. Adanya bukti tertulis ini akan memudahkan divisi atau perusahaan untuk melacak jika suatu ketika terjadi kesalahan dalam pengerjaan atau kelalaian lainnya.

Panduan Kerja

SOP dapat menjadi panduan kerja untuk memudahkan proses operasional. Panduan tersebut berisi tahap-tahap untuk melakukan pekerjaan. Jadi setiap individu memahami apa yang wajib dilakukan dan tidak boleh dilakukan. Termasuk juga langkah-langkah yang perlu diambil untuk sebuah pekerjaan.

Dengan demikian, SOP juga dapat membantu meningkatkan performa pegawai. Pekerjaan karyawan menjadi lebih terarah sehingga tujuan perusahaan pun akan lebih mudah untuk dicapai.

Dasar Hukum

SOP Perusahaan juga berkaitan dengan hak dan kewajiban dari setiap individu di perusahaan. Jadi, SOP juga dapat menjadi landasan hukum. Ketika ada salah satu pihak yang tidak mengikuti SOP tersebut, maka ada konsekuensi atau hukuman yang akan diberikan sesuai dengan peraturan yang tertulis. Dengan menggunakan SOP sebagai pedoman, setiap kesalahan yang terjadi akan lebih mudah diketahui penyebabnya karena hanya perlu melihat pihak yang tidak mengikuti SOP.

Memberi Informasi Terkait Pekerjaan

SOP merupakan aturan dan tahap-tahap yang berkaitan dengan pekerjaan. Jadi SOP tidak hanya sekedar prosedur tetapi juga berisi berbagai kemungkinan yang terjadi ketika bekerja.

Termasuk kemungkinan hambatan atau masalah yang akan muncul. Ketika ada pegawai yang bermasalah, SOP inilah yang akan mengatur langkah-langkahnya sehingga dapat meminimalisir munculnya masalah. Untuk itu perlu rincian deskripsi dengan jelas.

Baca Juga: Peran Penting Akuntansi Sosial Bagi Sebuah Perusahaan

Pentingnya SOP Untuk Perusahaan

Adanya SOP memiliki peranan penting dalam setiap aktivitas di perusahaan. SOP yang berlaku akan meminimalisir terjadinya kesalahan yang berpotensi merugikan bisnis. Hal ini karena setiap karyawan sudah memahami apa yang harus mereka lakukan.

Perusahaan juga memerlukan SOP agar karyawan baru lebih mudah beradaptasi dengan cara kerja dan budaya yang dibangun di perusahaan. Pada akhirnya, perusahaan akan lebih mudah mencapai tujuan karena telah memiliki standar kerja yang terarah dan jelas.

Sebuah bisnis dapat mencapai konsistensi dengan mengacu pada SOP yang ditetapkan. Ketika tidak ada SOP, bagian-bagian di perusahaan seolah tidak memiliki arah yang jelas sehingga berpotensi menurunkan efektivitas pekerja. 

Bagaimana Cara Membuat SOP Kerja

Cara Membuat SOP Perusahaan
Source: http://www.foundr.com/

SOP kerja merupakan prosedur yang paling umum untuk sebuah bisnis. Jika perusahaan Anda belum memiliki SOP kerja atau dalam proses pengkajian ulang SOP yang sudah ada, berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat SOP kerja

1. Membentuk Tim Penyusun SOP

Buatlah tim khusus untuk Menyusun SOP. Tim tersebut biasanya terdiri dari orang-orang yang kompeten sesuai bidangnya dan sesuai dengan SOP yang akan dibuat.

2. Mengenali Proses Bisnis Perusahaan

Untuk membuat SOP kerja yang konsisten, seragam, dan efisien, tim yang telah dibentuk tadi wajib mempelajari proses bisnis perusahaan. Tim tersebut dapat mengamati proses bisnis mulai dari awal sampai produk tersebut tiba di tangan konsumen.

Hasil dari proses pengamatan tersebut dapat dianalisis sebagai dasar penyusunan SOP. Misalnya seperti durasi proses kerja, pihak yang bertanggungjawab di setiap proses, siapa saja yang terlibat di setiap proses, standar keselamatan kerja, dan lain sebagainya.

3. Memahami Prinsip Penyusunan SOP

SOP akan sangat berperan dalam setiap proses kerja di perusahaan. Jadi proses pembuatannya pun perlu dilakukan dengan hati-hati. Prinsipnya, SOP yang dibuat harus mudah dipahami dan jelas karena akan menjadi pedoman untuk banyak orang.

Setiap tahap perlu dilengkapi dengan penjelasan operasional yang rinci sehingga lebih mudah dilaksanakan. Hal ini juga dapat meminimalisir adanya kesalahanpahaman ketika mengartikan SOP tersebut. Selain itu, SOP juga perlu dibuat sesuai dengan visi misi perusahaan, sumber daya, dan berbagai hal yang terkait.

Selanjutnya, SOP juga harus menganut prinsip terukur karena akan menjadi bahan evaluasi. Dengan SOP yang terukur, perusahaan akan lebih mudah mengevaluasi apakah peraturan yang ada masih relevan atau perlu diperbarui.

4. Menyusun dan Mengevaluasi Alur Kerja

Ketika semua data yang diperlukan untuk penyusunan SOP sudah terkumpul, tahap berikutnya adalah membuat alur kerja yang efisien. Dalam tahap ini, tim penyusun perlu membuat gambaran detail urutan atau alur kerja yang diharapkan, termasuk menuliskan jabatan atau divisi terkait dalam setiap tahap kerja.

5. Simulasi SOP

SOP yang sudah selesai dibuat sebaiknya tidak langsung diberlakukan serentak untuk seluruh karyawan. SOP tersebut perlu disimulasikan terlebih dulu dalam kondisi kerja sebenarnya. Tujuannya adalah untuk melihat apakah SOP yang disusun sesuai dengan fakta di lapangan atau tidak. Jika terdapat perbedaan, maka SOP tersebut perlu dikaji ulang.

6. Evaluasi dan Perbaikan

Setelah proses simulasi, tim penyusun akan melakukan evaluasi dan pengkajian ulang jika ditemukan hal yang belum sesuai atau terdapat kekurangan. Setelah itu, SOP juga dapat diuji coba lagi sampai benar-benar sesuai ketika diimplementasikan di lapangan.

7. SOP Disetujui

Setelah evaluasi selesai dan tidak ada lagi masalah, SOP tersebut perlu mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang misalnya pimpinan, unit atau lembaga yang berkaitan dengan SOP.

8. Sosialisai SOP

SOP yang telah mendapat persetujuan perlu disosialisasikan ke seluruh pihak yang akan melaksanakan SOP tersebut. Setelah proses sosialisasi, SOP tersebut dapat segera diberlakukan.

9. Monitoring dan Analis

Setelah diberlakukan, pihak terkait dapat memantau proses pelaksanaannya apakah mengalami kendala atau tidak.  Selain itu perlu terus dikontrol efektivitasnya. Proses monitoring ini nantinya akan dianalisis untuk ditindaklanjuti sehingga memungkinkan untuk membuat pembaharuan SOP.

Demikian sedikit penjelasan mengenai SOP perusahaan dan tahap-tahap untuk membuatnya. Setiap perusahaan dapat membuat lebih dari satu macam SOP untuk prosedur yang lebih terperinci. Tergantung kebutuhan di setiap divisi seperti SOP terkait jam kerja, SOP lembur, dan masih banyak lagi. 

Jadikan hari-harimu lebih segar dan menyenangkan dengan Emkay Blast Lite Lychee! Dengan rasa buah leci yang segar dan sensasi dingin yang bikin kamu merasa nyaman, rasakan juga manfaat dari liquid Saltnic rendah nikotin yang membantu kamu merilekskan diri.

Related posts

Mengoptimalkan Efisiensi Penjualan: 10 Cara Terbaik Mengelola Sales Pipeline

Ade Muthia

Apa Itu Bill of Lading (B/L) dalam Bisnis Ekspor-Impor Laut

Ade Muthia

Revolusi Pengelolaan Keuangan Bisnis: Mengungkap 5 Fitur Terbaik Software Akuntansi Accurate

Ade Muthia