Penjelasan ERP dan Manfaatnya Bagi Perusahaan | ERP Enterprise Resource Planning adalah perangKat software yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam sebuah bisnis. ERP dulu lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar (enterprise), namun sekarang juga telah populer di kalangan UKM. Dalam artikel kali ini, kami akan membahas pengertian ERP software dengan lebih detail, lengkap dengan sejarah singkat, jenis, dan kegunaannya bagi bisnis Anda.
Dalam istilah awam, ERP memfasilitasi operasi perusahaan Anda di setiap departemen. Solusi ERP meningkatkan cara Anda menangani sumber daya bisnis, apakah itu bahan mentah untuk produksi atau jam staf untuk sumber daya manusia.
Ada lebih banyak lagi definisi ERP yang berbeda-beda apakah ditujukan untuk pengembang, vendor, atau media teknologi. Sebagian besar setuju ERP dimaksudkan untuk melayani semua departemen perusahaan dengan proses bisnis yang lebih baik.
Manfaat Sistem ERP bagi Perusahaan
Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk menerapkan sistem ERP, meningkatkan sistem yang ada, atau bahkan jika Anda belum yakin apakah Anda memerlukan sistem ini, ada baiknya Anda mengetahui dan memahami manfaat yang dapat diberikan oleh sistem ERP bagi bisnis Anda.
Berikut adalah manfaat sistem ERP dalam pengoptimalan bisnis Anda:
1. Menghemat biaya yang tidak perlu
Menjalankan bisnis Anda dengan sistem ERP menciptakan efisiensi yang membuat bisnis Anda lebih ramping seiring pertumbuhannya. Banyak bisnis melaporkan bahwa mereka dapat berkembang tanpa menambahkan staf tambahan atau biaya TI. Biaya penerapan sistem ERP dengan mudah dikalahkan oleh ROI dari lingkungan bisnis yang lebih efisien dan dioptimalkan sepenuhnya.
2. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara drastis
Spreadsheet yang tidak efisien, alur kerja manual, dan software berbasis desktop dapat menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Sistem ERP berbasis cloud misalnya, dapat merampingkan seluruh organisasi Anda dan menempatkan semua data Anda di satu tempat, memungkinkan pelaporan yang lebih akurat dan lingkungan kerja yang lebih efisien, berbasis kolaborasi, dan berbasis data.
3. Jadikan bisnis Anda lebih agile
Dalam iklim bisnis yang berkembang pesat, kemampuan untuk menanggapi perubahan sangat penting. Sistem ERP yang baik bersifat fleksibel, modular, dan cukup skalabel untuk beradaptasi dengan dinamika pasar yang berubah dan kebutuhan pelanggan yang berubah.
Anda awalnya dapat mengimplementasikan aplikasi spesifik yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda saat ini dan menambahkan aplikasi yang terintegras isesuai kebutuhan saat bisnis Anda berkembang nantinya.
Manfaat Menggunakan ERP Bagi perusahan
1. Integrasi
Fungsionalitas ERP ini adalah bagian utama yang membuat solusi ini berbeda dari jenis perangkat lunak lainnya. Meskipun banyak fitur yang terbilang menarik, kemampuannya untuk berintegrasi dengan sistem lain, adalah hal utama dan penting daripada rangkaian aplikasi yang dibuat untuk bekerja secara bersamaan.
Integrasi memastikan berbagai kemampuan yang ditawarkan oleh sistem ERP bekerja sama secara harmonis.
Baca juga : Integrasi Accurate online dengan market place
ERP menyediakan platform yang terintegrasi sepenuhnya dan intuitif di mana Anda dapat menganalisis, memantau, dan melakukan sebagian besar tugas yang digerakkan oleh data. Melalui database tunggal, ERP mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data di semua departemen. Ini memastikan komunikasi yang lancar dalam organisasi Anda.
Perusahaan saat ini tidak lagi harus bekerja secara terpisah, berkat ERP. Bekerja dari satu sumber informasi mengurangi perbedaan antara tim Anda bersama dengan kesalahan dan biaya terkait.
Integrasi juga memungkinkan bisnis Anda bekerja dengan banyak komponen sekaligus. Misalnya, dengan manajemen hubungan pelanggan (CRM) terintegrasi, pengguna dapat mengakses riwayat pesanan dan informasi pelanggan dalam sistem yang sama.
Analisis data memberikan wawasan tentang tren bisnis dan dapat menawarkan prediksi berdasarkan praktik masa lalu. Ini meningkatkan efisiensi pada skala organisasi, memastikan kelancaran operasi dan meningkatkan produktivitas.
2. Otomasi
Ketika seseorang bertanya, “Apa yang dilakukan ERP?” jawabannya kemungkinan besar akan selalu mencakup otomatisasi. Kemampuan ERP ini mengotomatiskan tugas-tugas umum yang membosankan termasuk entri pesanan, penggajian, akuntansi, pembuatan faktur, pelaporan, dan lainnya.
Otomasi mengurangi waktu yang biasanya dihabiskan staf Anda untuk proses ini, memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas yang lebih penting. Mengoptimalkan waktu karyawan Anda memastikan hari kerja yang lebih efektif.
Mengotomatiskan proses Anda juga dapat mengurangi kesalahan manusia. Ketika karyawan Anda menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengulangi tugas yang sama berulang kali, mereka pasti akan membuat satu atau dua kesalahan.
Otomatisasi memungkinkan data dikirim dari satu bagian sistem ke bagian lain, tanpa ada kemungkinan kesalahan. Bahkan kesalahan kecil pun dapat merugikan bisnis Anda, jadi mengapa tidak menghilangkannya jika memungkinkan?
3. Analisis Data
Karena ERP sudah mengumpulkan dan memproses data dari semua fungsi bisnis Anda, bukankah masuk akal untuk memanfaatkan informasi tersebut melalui analisis?
Sederhananya, fungsi ERP ini menemukan tren dan pola dalam proses Anda. Hal ini memungkinkan pengguna untuk merefleksikan efektivitas tugas tertentu, selain memberikan perkiraan untuk keputusan bisnis di masa mendatang.
ERP menganalisis data yang berkaitan dengan semua operasi bisnis, termasuk data klien, statistik produksi, data penjualan, dan banyak lagi.
Misalnya, ERP dapat membantu Anda memprediksi permintaan, membuat anggaran, dan menganalisis fungsi SDM Anda. Analisis data menawarkan akses mudah ke data bisnis penting dan memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk melacak produktivitas dan efisiensi organisasi.
4. Pelaporan
Banyak orang menggunakan istilah “pelaporan” dan “analisis” secara sinonim ketika berbicara tentang ERP. Meskipun hal ini biasanya bukan masalah, tetaplah penting untuk membedakan keduanya.
Anda dapat menganggap kapabilitas pelaporan ERP sebagai alat yang diperlukan untuk menyampaikan analisis kepada pengguna akhir. Alat-alat ini sering kali mencakup dasbor yang dapat disesuaikan, bagan Gantt, bagan pai, grafik batang, dan representasi visual lainnya.
Banyak sistem juga memungkinkan pengguna untuk membatasi akses ke laporan, melindungi informasi perusahaan yang berharga.
ERP menyediakan laporan rinci yang intuitif, dapat ditindaklanjuti, dan relevan. Selain itu, memungkinkan penelusuran lengkap, memastikan setiap kesalahan, ketidakkonsistenan, dan proses yang dipertanyakan dapat dilacak, diperbaiki, dan dicegah.
Dengan demikian, kemampuan pelaporan ERP membantu Anda menargetkan kelemahan bisnis Anda, memastikan kinerja yang lebih kuat dari waktu ke waktu.
5. Manajemen Hubungan Pelanggan
Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) bermanfaat karena beberapa alasan. Pertama, CRM adalah pilihan yang bagus untuk perusahaan yang basis pelanggannya menjadi terlalu besar untuk spreadsheet.
Spreadsheet berfungsi dengan baik sampai Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk memperbaruinya daripada benar-benar menggunakannya untuk mencari informasi.
Kedua, CRM dalam ERP memusatkan informasi pelanggan, memungkinkan akses cepat saat bekerja dengan bagian lain dari sistem. Misalnya, CRM terintegrasi memungkinkan pengguna untuk mengakses informasi penagihan dan alamat pelanggan saat memproses pengiriman.
Selain manajemen kontak, alat CRM juga menangani otomasi pemasaran, aktivitas jalur penjualan, dan manajemen prospek. Dengan ERP, Anda dapat merancang dan menerapkan solusi layanan pelanggan yang komprehensif.
Anda dapat dengan mudah membuat kampanye, melacak pelanggan di sepanjang siklus hidup penjualan, dan mengukur kepuasan pelanggan. Kapabilitas manajemen layanan pelanggan ERP memudahkan untuk meningkatkan retensi pelanggan jangka panjang.
6. Akuntansi
Managemen keuangan adalah salah satu fungsi terpenting dalam bisnis apa pun. Dengan demikian, ERP yang baik adalah yang memiliki alat akuntansi yang kuat.
Sistem ERP membantu mengelola proses seperti hutang, piutang, manajemen aset tetap, manajemen risiko dan manajemen pajak. Ada banyak sistem yang tersedia yang juga dapat mengelola berbagai mata uang dan peraturan pajak jika Anda secara teratur melakukan bisnis di luar negara Anda.
Baca juga : Software akuntansi yang sering digunakan oleh perusahaan
Sistem ERP yang baik juga memungkinkan Anda mengotomatiskan banyak fungsi akuntansi termasuk pemrosesan pembayaran, analisis penjualan, manajemen biaya, dan lainnya. Ini meningkatkan keakuratan dan waktu pemrosesan, mengurangi beban pada staf Anda dan jam kerja mereka.
Baca juga : Mengenal software akuntansi dan manfaatnya bagi perusahaan
7. Pelacakan dan Visibilitas
Salah satu aspek terbesar dari solusi ERP adalah kemampuannya untuk memberikan visibilitas yang komprehensif. Contoh paling jelas dari ini adalah visibilitas rantai pasokan. Banyak sistem ERP saat ini memiliki teknologi untuk melacak produk jadi serta bahan mentah dari pembuatan hingga pengiriman.
Sebagian besar hal ini dimungkinkan oleh sistem ERP integrasi tingkat tinggi yang disediakan. Karena semua aplikasi Anda dapat mengirim dan menerima informasi, materi pelacakan adalah proses yang sederhana. Tingkat visibilitas ini memungkinkan pengguna untuk memahami dan memperkirakan masalah seperti penundaan dan pemadaman stok.
Selain melacak objek berwujud, ERP memungkinkan pengguna untuk melacak informasi. Ini termasuk penjualan, statistik produksi, produktivitas staf, dan lainnya.
Sistem ERP menyediakan banyak alat untuk melacak kumpulan informasi yang berbeda. Penjualan sering kali dilacak dalam alat CRM, produktivitas staf dapat dilacak dalam modul SDM dan statistik produksi dapat ditemukan di alat analisis manufaktur.
Demikian penjelasan Pengertian ERP Fungsi dan Keuntungannya Bagi Perusahaan. Program ERP ini memang kebanyakan dipakai oleh perusahaan skala menengah ke atas karena budget yang yang lumayan besar tersebut perusahaan memilih menggunakan semi ERP melalui program akuntansi berbasis cloud seperti contohnya adalah accurate online. Bila masih bingung mau memilih software akuntansi cloud yang mana yang cocok untuk bisnis anda, silahkan bisa mencoba accurate online dan lakukan trial gratis sekarang juga dan bila ada yang belum jelas atau mau ditanyakan bisa hubungi marketing di telephone atau wa di 0812-8434-1364.
