Purchase Order Adalah: Pengertian, Fungsi, & Komponen

Purchase order adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian suatu barang atau jasa yang ingin di beli. Setiap perusahaan atau bisnis yang ingin belanja keperluan, baik itu bahan baku, keperluan kantor, dan kebutuhan lainnya, membutuhkan dokumen purchase order. Mari kita simak penjelasan purchase order adalah cara untuk transparansi pembelian kebutuhan Perusahaan.

Apa itu Purchase Order?

Purchase Order secara tidak langsung menjadi kontrak antara pembeli dan penjual saat melakukan pembelanjaan. Pada dokumen ini, akan tercatat informasi mengenai detail nama barang, kuantiti, harga, tanggal pembelian, tanggal pembayaran, hingga waktu pengiriman.

Saat ini, purchase order bisa dalam bentuk tertulis maupun elektronik. Umumnya jika dalam bentuk tertulis, harus terdapat tanda tangan dari kedua belah pihak. Jika elektronik, pihak pemesan akan mengirimkan email kepada pemasok.

Baca Juga: Mengenal Perbedaaan Purchase Requisition Purchase Order dan Purchase Invoice

Fungsi utama Purchase Order

Bukti pemesanan

PO berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa pembeli telah melakukan pemesanan kepada penjual.

Kontrak

PO juga dapat dianggap sebagai kontrak sederhana antara pembeli dan penjual, yang mengikat kedua belah pihak untuk memenuhi kewajiban masing-masing.

Referensi

PO menjadi referensi penting dalam proses pengadaan, penerimaan barang, pencatatan akuntansi, dan pembayaran.

Pengendalian persediaan

PO membantu perusahaan dalam mengelola persediaan dengan lebih baik, memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan dan tersedia tepat waktu.

Minimisasi kesalahan

Dengan adanya PO, kesalahan dalam pemesanan seperti jumlah, jenis barang, atau harga dapat diminimalkan.

Negosiasi

PO dapat digunakan sebagai dasar untuk negosiasi harga, syarat pembayaran, atau waktu pengiriman dengan penjual.

Komponen Utama Purchase Order

Header PO

• Nomor PO: Nomor unik yang mengidentifikasi setiap PO.
• Tanggal PO: Tanggal pembuatan PO.
• Nama Pembeli: Nama perusahaan atau individu yang melakukan pembelian.
• Alamat Pembeli: Alamat lengkap pembeli.
• Nama Penjual: Nama perusahaan atau individu yang menjual barang atau jasa.
• Alamat Penjual: Alamat lengkap penjual.
• Syarat Pembayaran: Ketentuan pembayaran (tunai, kredit, dll.) dan jangka waktu pembayaran.
• Syarat Pengiriman: Ketentuan pengiriman (FOB, CIF, dll.) dan estimasi waktu pengiriman.

Detail Pesanan

• Deskripsi Barang/Jasa: Deskripsi rinci mengenai barang atau jasa yang dipesan (merek, model, spesifikasi, dll.).
• Jumlah Pesanan: Kuantitas barang atau jasa yang dipesan.
• Harga Satuan: Harga per unit barang atau jasa.
• Diskon (jika ada): Besaran diskon yang diberikan.
• Pajak: Jenis pajak yang berlaku (PPN, PPh, dll.).
• Total Harga: Total harga keseluruhan pesanan setelah memperhitungkan diskon dan pajak.

Kondisi Khusus (jika ada)

• Garansi: Jangka waktu garansi produk.
• Pengembalian Barang: Ketentuan pengembalian barang jika terjadi kerusakan atau tidak sesuai pesanan.
• Klaim: Prosedur pengajuan klaim jika terjadi masalah dengan barang atau jasa.

Tanda Tangan dan Cap

• Tanda Tangan Pembeli: Tanda tangan orang yang berwenang dari pihak pembeli.
• Tanda Tangan Penjual: Tanda tangan orang yang berwenang dari pihak penjual.
• Cap Perusahaan: Cap perusahaan pembeli dan penjual sebagai bukti legalitas.

Hal-Hal Penting dalam Dokumen Purchase Order

Keakuratan Informasi

• Detail Barang/Jasa: Pastikan deskripsi barang atau jasa yang dipesan sangat jelas dan spesifik, termasuk merek, model, spesifikasi teknis, dan jumlah yang tepat.
• Harga: Periksa kembali harga satuan dan total harga agar sesuai dengan kesepakatan.
• Jumlah: Pastikan jumlah yang tertera sesuai dengan yang dibutuhkan dan telah dikonfirmasi dengan pihak penjual.
• Tanggal dan Waktu Pengiriman: Tentukan tanggal pengiriman yang realistis dan pastikan kedua belah pihak sepakat.

Syarat dan Ketentuan

• Syarat Pembayaran: Tentukan metode pembayaran yang akan digunakan (tunai, transfer bank, kredit), jangka waktu pembayaran, dan mata uang yang digunakan.
• Syarat Pengiriman: Tentukan jenis pengiriman (FOB, CIF, dll.), pihak yang bertanggung jawab atas biaya pengiriman, dan tempat tujuan pengiriman.
• Garansi: Jika ada, cantumkan jangka waktu garansi dan ketentuan klaim garansi.
• Pengembalian Barang: Tetapkan prosedur pengembalian barang jika terjadi kerusakan atau tidak sesuai pesanan.
• Force Majeure: Cantumkan klausul force majeure untuk mengantisipasi kejadian di luar kendali kedua belah pihak.

Legalitas

• Tanda Tangan dan Cap: Pastikan PO ditandatangani oleh orang yang berwenang dari kedua belah pihak dan dilengkapi dengan cap perusahaan.
• Nomor PO: Setiap PO harus memiliki nomor unik untuk memudahkan tracking dan pelacakan.
• Revisi: Jika ada perubahan, buatlah revisi PO secara tertulis dan tandatangani oleh kedua belah pihak.

Kesesuaian dengan Kebijakan Perusahaan

Pastikan PO dibuat sesuai dengan prosedur pembelian yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Sesuaikan pembelian dengan anggaran yang telah dialokasikan.

Pastikan supplier yang tercantum dalam PO telah terdaftar sebagai supplier resmi perusahaan.

Dokumen Pendukung

• Spesifikasi Teknis: Lampirkan spesifikasi teknis barang atau jasa jika diperlukan.
• Sampel: Jika memungkinkan, lampirkan sampel barang untuk memastikan kualitas.
• Surat Permintaan Pembelian: Lampirkan surat permintaan pembelian sebagai dasar pembuatan PO.

Baca Juga: Yuk Pelajari, Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice

Tujuan dari Perhatian yang Teliti terhadap PO

• Mencegah Kesalahan: Meminimalisir kesalahan dalam proses pengadaan.
• Memastikan Kualitas: Menjamin bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.
• Menghemat Biaya: Menghindari pemborosan dan memastikan pembelian dilakukan secara efisien.
• Memperlancar Proses Bisnis: Memudahkan koordinasi antara berbagai departemen dalam perusahaan.
• Mencegah Sengketa: Mencegah terjadinya perselisihan dengan supplier.

Kesimpulan

Purchase order adalah dokumen yang cukup penting dalam proses pembelanjaan. Pembuatan Purchase Order bukanlah sesuatu yang sulit. Anda bisa menggunakan software akuntansi Accurate Online yang bisa membuat purchase order sesuai dengan pesanan yang Anda inginkan.

Accurate Online telah menyediakan template tersendiri untuk purchase order. Anda bisa menemukannya di Menu Purchase Order yang terdapat di Accurate Online.

Jika Anda belum berlangganan Accurate Online, Anda bisa berlangganan sekarang dapatkan harga menarik untuk pembelanjaan melalui Abcpoins.com. Anda juga bisa mencoba trial secara gratis selama 30 hari.