Aktivitas bisnis yang dikenai Pajak Pertambahan Nilai (PPN), faktur pajak menjadi dokumen penting sebagai bukti pungutan pajak. Namun, dalam praktiknya, terkadang terjadi kesalahan atau kondisi tertentu yang membuat faktur perlu dibatalkan. Kali ini kita akan membahas secara lengkap apa itu pembatalan faktur pajak, kapan hal ini dapat dilakukan, bagaimana prosedurnya, serta risiko jika tidak ditangani dengan tepat.
Apa Itu Pembatalan Faktur Pajak?
Pembatalan faktur pajak adalah proses membatalkan faktur yang telah diterbitkan sehingga dianggap tidak pernah ada. Dalam peraturan perpajakan, pembatalan ini dapat dilakukan jika terdapat kesalahan atau transaksi yang tidak jadi dilaksanakan.
Menurut PER-03/PJ/2022, pembatalan berbeda dengan penggantian. Bila faktur dibatalkan, maka secara sistem dan hukum, faktur tersebut dianggap tidak pernah diterbitkan. Proses ini hanya bisa dilakukan jika memenuhi syarat tertentu, terutama bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang menggunakan e-Faktur.
Alasan Umum Pembatalan Faktur Pajak
Pembatalan faktur pajak tidak bisa dilakukan sembarangan dan harus memiliki dasar yang sah. Beberapa kondisi yang paling umum menyebabkan faktur perlu dibatalkan adalah sebagai berikut:
Kesalahan Input Data
Faktur pajak yang diterbitkan dengan data yang tidak akurat, seperti salah penulisan NPWP, nama pembeli, alamat, jenis barang, atau nilai transaksi, perlu dibatalkan.
Hal ini penting karena kesalahan data bisa menyebabkan faktur dianggap tidak sah oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP) dan tidak bisa dikreditkan oleh pembeli.
Dalam banyak kasus, kesalahan ini tidak bisa diperbaiki hanya dengan penggantian faktur, apalagi jika kesalahan bersifat mendasar, seperti nomor NPWP yang tidak sesuai dengan identitas pembeli.
Baca Juga: Perbedaan e-Faktur dan Faktur Manual: Mana yang Harus Anda Gunakan?
Transaksi Dibatalkan
Jika transaksi penjualan barang atau jasa ternyata dibatalkan oleh salah satu pihak setelah faktur diterbitkan, maka faktur tersebut wajib dibatalkan agar tidak menimbulkan kewajiban perpajakan yang sebenarnya tidak ada.
Contohnya, jika pembeli membatalkan pesanan sebelum barang dikirim atau sebelum ada pembayaran, maka faktur yang sudah terbit harus dibatalkan agar tidak salah dilaporkan sebagai penyerahan.
Retur atau Pengembalian Penuh
Dalam situasi di mana barang sudah dikirim namun seluruhnya dikembalikan oleh pembeli, atau jasa yang sudah dibayarkan tidak jadi digunakan, maka penjual perlu membatalkan faktur pajak.
Meskipun dalam beberapa kasus bisa dilakukan dengan membuat faktur retur, jika pengembalian terjadi secara menyeluruh dan tidak ada transaksi yang tersisa, maka faktur awal bisa dibatalkan sepenuhnya.
Pembatalan ini akan mencerminkan bahwa tidak ada PPN yang perlu dipungut atau dilaporkan.
Faktur Diterbitkan Sebelum Terjadi Transaksi
Faktur pajak seharusnya diterbitkan setelah terjadi penyerahan barang/jasa atau setelah pembayaran diterima, tergantung pada jenis transaksinya. Namun dalam praktik, beberapa PKP secara tidak sengaja menerbitkan faktur terlalu dini, misalnya sebelum barang dikirim atau sebelum jasa diberikan.
Jika pada akhirnya transaksi tersebut tidak pernah terjadi, maka faktur yang sudah terbit harus dibatalkan karena tidak sesuai dengan ketentuan waktu pembuatan faktur yang berlaku.
Faktur Ganda
Kesalahan administratif atau sistem dapat menyebabkan faktur ganda untuk satu transaksi yang sama. Ini bisa terjadi, misalnya, karena duplikasi input oleh staf keuangan atau kegagalan sistem yang menyebabkan faktur dikirim ulang tanpa disadari.
Dalam kasus ini, hanya satu faktur yang sah yang boleh digunakan untuk pelaporan dan dikreditkan oleh pembeli. Faktur duplikat lainnya harus dibatalkan agar tidak menyebabkan penghitungan pajak yang salah atau duplikat pelaporan.
Syarat Pembatalan Faktur Pajak
Tidak semua faktur bisa dibatalkan begitu saja. Beberapa syarat penting yang harus dipenuhi antara lain:
- Faktur belum dilaporkan dalam SPT Masa PPN.
- Faktur belum dikreditkan oleh pembeli dalam SPT mereka.
- Disetujui oleh kedua belah pihak, baik penjual maupun pembeli.
- Faktur masih bisa diakses di sistem e-Faktur dan belum terkunci.
Jika faktur sudah masuk dalam pelaporan SPT atau sudah dikreditkan oleh pembeli, maka pembatalan tidak dapat dilakukan dan harus ditangani dengan prosedur koreksi atau pengembalian.
Prosedur Pembatalan Faktur Pajak di Aplikasi e-Faktur
Untuk PKP, pembatalan faktur dilakukan melalui aplikasi e-Faktur. Berikut langkah-langkah umumnya:
Login ke Aplikasi e-Faktur
Gunakan akun yang sudah didaftarkan ke DJP untuk Login ke aplikasi e-faktur
Pilih Menu “Administrasi Faktur”
Temukan faktur yang ingin dibatalkan di daftar faktur keluaran pada aplikasi e-Faktur DJP.
Klik Tombol “Pembatalan”
Isi kolom alasan pembatalan dengan jujur dan lengkap, seperti “Transaksi dibatalkan oleh pembeli” atau alasan lain pembatalan faktur pajak
Upload Dokumen Pendukung (Jika Ada)
Beberapa kondisi mungkin memerlukan dokumen tambahan seperti surat pembatalan dari pembeli untuk memudahkan verifikasi pembatalan faktur.
Submit dan Tunggu Status “Approved”
Setelah diajukan, status akan berubah menjadi “Batal” jika sudah disetujui sistem dan pembeli.
Dampak Jika Faktur Salah Tidak Dibatalkan
Pembatalan faktur bukan sekadar administratif. Jika faktur pajak yang salah tidak dibatalkan, beberapa risiko berikut bisa terjadi:
- Sanksi Administrasi dari DJP karena faktur tidak sah atau tidak sesuai aturan.
- Masalah bagi Pembeli jika mereka mengkreditkan PPN dari faktur yang tidak valid.
- Masuk ke Temuan Pemeriksaan Pajak, yang bisa berdampak pada reputasi dan beban pajak tambahan.
Baca Juga: Cara Membuat Estimasi Pajak Perusahaan bagi Pengusaha Pemula
Kesimpulan
Pembatalan faktur pajak adalah prosedur penting yang harus dilakukan dengan hati-hati. Pastikan Anda memenuhi semua syarat pembatalan dan menggunakan sistem e-Faktur dengan benar. Jangan lupa, kesalahan dalam menangani faktur dapat berdampak pada pelaporan pajak dan menimbulkan sanksi.
Jika bisnis Anda sering menerbitkan faktur, pertimbangkan menggunakan software akuntansi terintegrasi dengan e-Faktur seperti Accurate Online untuk menghindari kesalahan input dan mempermudah pembatalan atau koreksi bila diperlukan.
Dengan penggunaan Accurate Online akan memudahkan Anda dalam mengurus semua proses perpajakan di dalam satu dashboard aplikasi akuntansi.
